Sistema de monitorização de emails de retorno
From LimeSurvey Manual
Introdução
O sistema de monitorização de emails de retorno (bounce) consegue detetar e marcar os emails que não foram entregues aos destinatários (participantes no inquérito). O sistema baseia-se no "relatório de falha de notificação de entrega de email". Por isso, necessita de um endereço de email para onde os emails possam ser enviados, de modo a monitorizar os retornos. Além do endereço da conta, são também necessárias as credenciais da conta, bem como os detalhes da ligação.
Requisitos
O módulo php5-imap tem de estar instalado no seu servidor. Pode verificar se é o caso através do botão Mostrar PHPInfo, que se encontra na página de configurações globais da sua instalação do LimeSurvey, no separador Visão geral:
Em seguida, procure uma secção imap (utilize Ctrl+F para uma pesquisa rápida). Se for apresentada uma secção imap, pode prosseguir:
Se não tiver o php5-imap instalado e tiver acesso root ao servidor, pode instalá-lo seguindo o procedimento específico da sua distribuição. Por exemplo, consulte esta hiperligação se utilizar Debian. Lembre-se de reiniciar o servidor web depois de o instalar (por exemplo, execute "apache/usr/sbin/apache2ctl restart" no terminal).
Como funciona
A ideia base por trás do desenvolvimento do sistema foi reduzir o trabalho manual e os possíveis erros humanos que podem surgir ao editar manualmente cada campo.
A ideia base deste sistema é que, ao enviar o email, o sistema de monitorização de emails de retorno adiciona automaticamente um ID do inquérito e um ID do código ao cabeçalho do email, sem que o administrador se aperceba.
Estes cabeçalhos (também conhecidos como cabeçalhos personalizados) são adicionados a cada email de convite enviado através do LimeSurvey aos participantes no inquérito.
Quando o email é devolvido, é recebido o cabeçalho original juntamente com o cabeçalho de notificação de entrega. O sistema verifica então se existem novos emails e analisa os que têm estes cabeçalhos personalizados. A cor do tipo de letra dos endereços de email errados passa a vermelho na tabela de participantes no inquérito.
Configurar o sistema
O sistema pode funcionar globalmente (para todos os inquéritos) ou localmente (apenas para um inquérito específico), pelo que as configurações podem ser guardadas em conformidade. As configurações globais de retorno podem ser guardadas em Configurações globais -> Configurações de emails de retorno por omissão. Serão apresentadas as seguintes opções:
- Email por omissão de retorno: Este é o endereço de email para onde serão enviados os emails devolvidos. Para um processamento mais rápido dos emails devolvidos, recomendamos a utilização de um endereço de email usado exclusivamente para o sistema de rastreio de retornos de email do LimeSurvey.
- Tipo do servidor: Se estiver definido como "Desligado", não estará disponível nenhuma função de processamento de retornos. Escolha "POP" ou "IMAP" para utilizar o sistema de rastreio de retornos de email do LimeSurvey.
- Nome e porta do servidor: Nome do servidor e (se necessário) a porta, separados por dois pontos. O número da porta normalmente não é necessário, a menos que o servidor de email utilize uma porta não padrão.
- Nome de utilizador: O nome de utilizador da conta POP/IMAP.
- Senha: A senha da conta POP/IMAP.
- Tipo de encriptação: Se for utilizada encriptação, defina aqui o tipo correto (SSL ou TLS).
Se pretender aplicar as configurações de retorno apenas a um único inquérito, aceda ao inquérito pretendido -> vá ao menu de inquérito e clique no separador Participantes no inquérito -> na barra de ferramentas principal da página, clique na opção Convites e lembretes -> clique em Configurações de emails de retorno por omissão. Será carregada a seguinte página:
A opção adicional é representada por Configurações de rejeição utilizadas. Aqui, pode escolher se utiliza:
- nenhuma configuração de retorno;
- as configurações de retorno locais. Se esta opção for selecionada, terá de preencher os restantes campos das configurações de retorno locais;
- as configurações de retorno globais. Neste caso, serão utilizadas as configurações de retorno da sua instalação do LimeSurvey.
Nota: O LimeSurvey iniciará a ligação SMTP a partir do endereço IP da sua instalação do LimeSurvey. Basta fazer ping ao URL da instalação do LimeSurvey para descobrir qual é. Caso o seu servidor SMTP esteja restrito, será necessário adicionar este endereço IP como exceção na configuração SMTP/firewall.
Utilizar o servidor de email do LimeSurvey Cloud
Se utilizar o servidor de email do LimeSurvey Cloud, todos os seus emails terão como endereço do remetente "noreply@limesurvey.org". No entanto, estes emails terão um cabeçalho Reply-to com o seu endereço de email. Assim, caso alguém tente responder, poderá escrever-lhe diretamente.
Os retornos são processados automaticamente se utilizar o servidor do LimeSurvey Cloud. Não precisa de configurar nada, nem de iniciar o processamento dos retornos; basta deixar as configurações predefinidas inalteradas. Tudo acontece magicamente em segundo plano. Tenha em atenção que pode demorar 10-15 minutos até que um email devolvido seja processado e a respetiva entrada seja marcada.
Por favor, não abuse do LimeSurvey Cloud para enviar spam, caso contrário teremos de bloquear a sua conta. Certifique-se de que tem o consentimento das pessoas a quem pretende enviar convites.
Iniciar o processamento das devoluções
Antes de iniciar o processamento dos retornos, não se esqueça de enviar primeiro os convites por email aos participantes no inquérito.
Na versão 3.0+, depois de configurado o sistema de rastreamento de emails de retorno, pode iniciar o processamento de retornos acedendo à página inicial do inquérito -> clique no separador Participantes no inquérito no menu de inquérito -> clique em Convites e lembretes (localizado na barra de ferramentas) -> Iniciar o processamento das devoluções.
Depois de selecionar esta opção, será apresentado um indicador de progresso durante o processo, seguido de um resumo final do estado do processamento.
Os convites enviados por email começarão a ser examinados. Os resultados da análise serão apresentados na tabela de participantes no inquérito (pode ter de atualizar manualmente a página para ver as alterações). Todas as entradas cujos convites foram devolvidos terão os respetivos endereços de email marcados com o tipo de letra a vermelho. Além disso, o seu Estado do email passa de "Correcto" para "bounced".
Iniciar o processamento das devoluções na v2.5
Na versão 2.50+, depois de configurado o sistema de processamento de retornos, pode iniciar o processamento de retornos a partir da página inicial do inquérito: Convites e lembretes -> Iniciar o processamento das devoluções.
Depois de selecionar esta opção, será apresentado um indicador de progresso durante o processo, seguido de um resumo final do estado do processamento.
Os convites enviados por email começarão a ser examinados. Os resultados da análise serão apresentados na tabela de participantes no inquérito (pode ter de atualizar manualmente a página para ver as alterações). Todas as entradas cujos convites foram devolvidos terão os respetivos endereços de email marcados com o tipo de letra a vermelho. Além disso, o seu Estado do email passa de "Correcto" para "bounced".
Atenção : Algumas versões da v2.50+ não apresentam corretamente esta opção de menu. O problema foi corrigido na build 160714, lançada a 14 de julho de 2016.
Exemplo
Para compreender melhor como funciona o sistema de rastreamento de emails de retorno do LimeSurvey, consulte o exemplo seguinte:
1. Introduza os seus inquiridos na tabela de participantes no inquérito. Certifique-se de que cada um deles tem um código e um endereço de email atribuídos.
2. Selecione os inquiridos a quem pretende enviar o convite para o inquérito:
Clique no botão Com o(s) participant(es) selecionados... e escolha a opção Enviar convites por email.
3. Aguarde alguns instantes para garantir que os emails foram enviados aos inquiridos.
4. Agora, pode utilizar o sistema de rastreamento de emails de retorno do LimeSurvey. Clique em Convites e lembretes e preencha os campos de configurações do email de retorno com os detalhes de ligação e da conta do seu email pessoal:
Também pode deixar os campos vazios. O processamento dos retornos continuará a funcionar, mas não receberá nenhum email relacionado com o processamento dos retornos. No entanto, o estado do email das entradas da tabela de participantes no inquérito será atualizado.
Como pode observar abaixo, utilizamos o sistema de rastreamento de emails de retorno com uma conta gratuita do Gmail. Para saber mais sobre as configurações de ligação relacionadas com o Gmail, aceda a esta hiperligação. Além disso, não se esqueça de ativar o IMAP/POP nas configurações da sua conta do Gmail.
O Gmail pode considerar a ligação à sua conta do LimeSurvey como insegura. Para permitir que o LimeSurvey se ligue à sua conta do Gmail, será então necessário permitir que aplicações menos seguras utilizem a sua conta.
Preencha os campos. Selecione as definições de servidor e de encriptação pretendidas. Depois, clique no botão Gravar, situado na parte superior direita do ecrã.
5. Agora, pode clicar no botão Iniciar o processamento das devoluções:
O sistema de rastreio de devolução de emails começará a procurar o ID do inquérito, o ID do código e a notificação de entrega que estão anexados ao cabeçalho de cada email devolvido. Se estes cabeçalhos personalizados existirem, o sistema mudará para vermelho a cor do tipo de letra dos endereços de email incorretos na tabela de participantes no inquérito. Além disso, o estado do email das respetivas entradas passará de Correcto para devolvido.
