E-posta geri dönüş izleme sistemi
From LimeSurvey Manual
Giriş
E-posta geri dönüş izleme sistemi, alıcılara (anket katılımcılarına) teslim edilemeyen e-postaları bulup işaretleyebilir. Sistem, "e-posta teslim bildirimi hata raporuna" dayanır. Bu nedenle geri dönüşleri izleyebilmek için e-postaların gönderilebileceği bir e-posta adresine ihtiyaç duyar. Hesabın adresinin yanı sıra hesabın kimlik bilgileri ve bağlantı ayrıntıları da gereklidir.
Gereksinimler
Sunucunuzda php5-imap modülü kurulu olmalıdır. Bunu, LimeSurvey kurulumunuzun Genel ayarlar sayfasındaki Özet sekmesinde bulunan PHP bilgileri düğmesine bakarak kontrol edebilirsiniz:
Ardından bir imap bölümü arayın (hızlı arama için Ctrl+F kullanın). Bir imap bölümü görüntüleniyorsa hazırsınız demektir:
php5-imap kurulu değilse ve sunucuda root erişiminiz varsa, dağıtımınıza özgü yöntemi izleyerek kurabilirsiniz. Örneğin Debian kullanıyorsanız bu bağlantıya göz atın. Kurulumdan sonra web sunucunuzu yeniden başlatmayı unutmayın (örn. terminalde "apache/usr/sbin/apache2ctl restart" komutunu çalıştırın).
Nasıl çalışır?
Sistemin geliştirilmesindeki temel amaç, el ile yapılan işleri azaltmak ve her alanın el ile düzenlenmesinden doğabilecek olası insan hatalarını en aza indirmektir.
Bu sistemin temel fikri şudur: E-posta gönderilirken, e-posta geri dönüş izleme sistemi yöneticinin fark etmesine gerek kalmadan e-posta başlığına otomatik olarak bir anket kimliği ve kod kimliği ekler.
Bu başlıklar (özel başlıklar olarak da bilinir), LimeSurvey aracılığıyla anket katılımcılarına gönderilen her davet e-postasına eklenir.
E-posta geri döndüğünde, orijinal başlık ile birlikte teslim bildirimi başlığı da alınır. Ardından sistem yeni e-postaları kontrol eder ve bu özel başlıkları taşıyan e-postaları ayrıştırır. Anket katılımcıları tablosundaki hatalı e-posta adreslerinin yazı rengini kırmızıya çevirir.
Sistemin kurulumu
Sistem genel olarak (tüm anketler için) ya da yerel olarak (yalnızca belirli bir anket için) çalışabilir; dolayısıyla ayarlar da buna göre kaydedilebilir. Genel geri dönüş ayarları Genel ayarlar -> Geri dönüş ayarları altında kaydedilebilir. Aşağıdaki seçenekler görüntülenecektir:
- Öntanımlı site geri dönüş e-posta adresi: Geri dönen e-postaların gönderileceği e-posta adresidir. Geri dönen e-postaların daha hızlı işlenmesi için yalnızca LimeSurvey e-posta geri dönüş izleme sistemi için kullanılan bir e-posta adresi kullanmanızı öneririz.
- Sunucu tipi: "Kapalı" olarak ayarlanırsa geri dönüş işleme işlevleri kullanılamaz. LimeSurvey e-posta geri dönüş izleme sistemini kullanmak için "POP" veya "IMAP" seçeneklerinden birini seçin.
- Sunucu adı ve kapısı: Sunucunun adı ve (gerekirse) kapı numarası iki nokta üst üste ile ayrılarak yazılır. E-posta sunucusu standart dışı bir kapı kullanmıyorsa kapı numarası genellikle gerekmez.
- Kullanıcı adı: POP/IMAP hesabının kullanıcı adı.
- Parola: POP/IMAP hesabının parolası.
- Şifreleme tipi: Şifreleme kullanılıyorsa lütfen doğru olanı burada ayarlayın (SSL veya TLS).
Geri dönüş ayarlarını yalnızca tek bir ankete uygulamak istiyorsanız, ilgili ankete girin -> anket menüsüne gidip Anket katılımcıları sekmesine tıklayın -> sayfanın ana araç çubuğundan Davetler ve hatırlatmalar seçeneğine tıklayın -> Geri dönüş ayarları seçeneğine tıklayın. Aşağıdaki sayfa yüklenecektir:
Ek seçenek Kullanılacak geri dönüş e-posta ayarları ile temsil edilir. Burada şunlardan hangisini kullanacağınızı seçebilirsiniz:
- geri dönüş ayarı kullanma;
- yerel geri dönüş ayarları. Bu seçilirse yerel geri dönüş ayarlarının geri kalan alanlarını doldurmanız gerekir;
- genel geri dönüş ayarları. Bu durumda LimeSurvey kurulumunuzun geri dönüş ayarları kullanılır.
Not: LimeSurvey, SMTP bağlantısını LimeSurvey kurulumunuzun IP adresinden başlatır. Hangi IP adresi olduğunu öğrenmek için LimeSurvey kurulumunun URL'sine ping atmanız yeterlidir. SMTP sunucunuzu kısıtladıysanız bu IP adresini SMTP yapılandırmanıza/güvenlik duvarınıza istisna olarak eklemeniz gerekir.
LimeSurvey Cloud e-posta sunucusunu kullanma
LimeSurvey Cloud e-posta sunucusunu kullanıyorsanız, tüm e-postalarınızın gönderen adresi "noreply@limesurvey.org" olacaktır. Ancak bu e-postalar, e-posta adresinizi içeren bir Reply-to başlığına sahip olacaktır. Dolayısıyla biri yanıt vermeye çalışırsa doğrudan size yazabilir.
LimeSurvey Cloud sunucusunu kullanıyorsanız geri dönen e-postalar otomatik olarak işlenir. Hiçbir şey ayarlamanız gerekmez ve geri dönüş işlemini başlatmanıza da gerek yoktur; varsayılan ayarları olduğu gibi bırakmanız yeterlidir. Her şey arka planda kendiliğinden gerçekleşir. Geri dönen bir e-postanın işlenmesi ve ilgili kaydın işaretlenmesinin 10-15 dakika sürebileceğini lütfen unutmayın.
Lütfen LimeSurvey Cloud'u spam için kötüye kullanmayın, aksi takdirde hesabınızı kilitlemek zorunda kalırız. Davet göndereceğiniz kişilerin onayını aldığınızdan emin olun.
Geri dönüş işlemini başlatma
Geri dönüş işlemini başlatmadan önce, anket katılımcılarınıza önce davet e-postalarını göndermeyi unutmayın.
3.0+ sürümünde, e-posta geri dönüş takip sistemi kurulduktan sonra, anket ana sayfasına giderek -> anket menüsünden Anket katılımcıları sekmesine tıklayarak -> (araç çubuğunda bulunan) Davetler ve hatırlatmalar seçeneğine tıklayarak -> Geri dönüş işlemini başlatın seçeneğine tıklayarak geri dönüş işlemini başlatabilirsiniz.
Bu seçeneği seçtikten sonra işlem sırasında bir ilerleme göstergesi görüntülenir, ardından nihai işlem durumu özeti gösterilir.
Gönderilen davet e-postaları incelenmeye başlanacaktır. Tarama sonuçları Anket katılımcıları tablosunda gösterilir (güncellemek için sayfayı el ile yenilemeniz gerekebilir). Daveti geri dönen tüm kayıtların e-posta adresleri kırmızı yazı tipiyle işaretlenir. Ayrıca E-posta durumu "Tamam" yerine "bounced" olarak değiştirilir.
v2.5'te geri dönüş işlemini başlatma
2.50+ sürümünde, geri dönüş işleme sistemi kurulduktan sonra anket ana sayfasından geri dönüş işlemini başlatabilirsiniz: Davetler ve hatırlatmalar -> Geri dönüş işlemini başlatın.
Bu seçeneği seçtikten sonra işlem sırasında bir ilerleme göstergesi görüntülenir, ardından nihai işlem durumu özeti gösterilir.
Gönderilen davet e-postaları incelenmeye başlanacaktır. Tarama sonuçları Anket katılımcıları tablosunda gösterilir (güncellemek için sayfayı el ile yenilemeniz gerekebilir). Daveti geri dönen tüm kayıtların e-posta adresleri kırmızı yazı tipiyle işaretlenir. Ayrıca E-posta durumu "Tamam" yerine "bounced" olarak değiştirilir.
Dikkat : v2.50+ sürümünün bazı yayınları bu menü seçeneğini doğru görüntülemez; sorun 14 Temmuz 2016'da yayınlanan 160714 yapısında düzeltilmiştir.
Örnek
LimeSurvey e-posta geri dönüş takip sisteminin nasıl çalıştığını daha iyi anlamak için aşağıdaki örneği inceleyin:
1. Yanıtlayıcılarınızı anket katılımcıları tablosuna ekleyin. Her birinin atanmış bir kodu ve e-posta adresi olduğundan emin olun.
2. Anket davetini göndermek istediğiniz yanıtlayıcıları seçin:
Seçilmiş katılımcılar... düğmesine tıklayın ve Davet e-postalarını gönder seçeneğini seçin.
3. E-postaların anket yanıtlayıcılarına gönderildiğinden emin olmak için biraz bekleyin.
4. Artık LimeSurvey e-posta geri dönüş takip sistemini kullanabilirsiniz. Davetler ve hatırlatmalar seçeneğine tıklayın ve geri dönüş e-posta ayarları alanlarını kişisel e-posta hesabınızın bağlantı ve hesap bilgileriyle doldurun:
Alanları boş da bırakabilirsiniz. Geri dönüş işleme yine de çalışır, yalnızca geri dönüş işlemeyle ilgili herhangi bir e-posta almazsınız. Ancak anket katılımcıları tablosundaki kayıtların e-posta durumu güncellenir.
Aşağıda görebileceğiniz gibi, e-posta geri dönüş takip sistemini ücretsiz bir Gmail hesabı yardımıyla kullanıyoruz. Gmail ile ilgili bağlantı ayarlarını öğrenmek için şu bağlantıya gidin. Ayrıca Gmail hesabınızın ayarlarından IMAP/POP'u etkinleştirmeyi unutmayın.
Gmail, LimeSurvey hesabınıza yapılan bağlantıyı güvensiz olarak değerlendirebilir. LimeSurvey'in Gmail hesabınıza bağlanabilmesi için daha az güvenli uygulamaların hesabınızı kullanmasına izin vermeniz gerekecektir.
Alanları doldurun. İstediğiniz sunucu ve şifreleme ayarlarını seçin. İşlem tamamlandığında ekranın sağ üst kısmında bulunan Kaydet düğmesine tıklayın.
5. Şimdi Geri dönüş işlemini başlatın düğmesine tıklayabilirsiniz:
E-posta geri dönüş takip sistemi, geri dönen her e-postanın başlığına eklenmiş olan anket kimliğini, kod kimliğini ve teslim bildirimini aramaya başlayacaktır. Bu özel başlıklar mevcutsa sistem, anket katılımcıları tablosundaki hatalı e-posta adreslerinin yazı rengini kırmızıya çevirir. Ayrıca ilgili kayıtların e-posta durumu Tamam değerinden bounced değerine değiştirilir.
