ระบบติดตามอีเมลตีกลับ

บทนำ

ระบบติดตามอีเมลตีกลับสามารถติดตามและทำเครื่องหมายอีเมลที่ไม่ได้ถูกส่งถึงผู้รับ (ผู้เข้าร่วมแบบสำรวจ) ได้ ระบบนี้อาศัย "รายงานความล้มเหลวในการแจ้งเตือนการส่งอีเมล" ดังนั้นจึงต้องมีที่อยู่อีเมลสำหรับรับอีเมลเพื่อใช้ติดตามการตีกลับ นอกจากที่อยู่อีเมลของบัญชีแล้ว ยังต้องใช้ข้อมูลประจำตัวของบัญชีและรายละเอียดการเชื่อมต่อด้วย

ผู้ให้บริการอีเมลและโฮสติ้งส่วนใหญ่มี SMTP สำหรับส่งอีเมล สิ่งเดียวที่คุณต้องค้นหาคือรายละเอียด SMTP ที่อนุญาตให้คุณใช้ที่อยู่อีเมลนั้นเป็นที่อยู่อีเมลตีกลับ

ข้อกำหนด

ต้องติดตั้งโมดูล php5-imap บนเซิร์ฟเวอร์ของคุณ คุณสามารถตรวจสอบได้โดยดูที่ปุ่ม แสดง PHPInfo ซึ่งอยู่ในหน้าการตั้งค่าโดยรวมของ LimeSurvey ที่คุณติดตั้ง ภายใต้แท็บภาพรวม:

จากนั้นให้มองหาส่วน imap (กด Control+F เพื่อค้นหาอย่างรวดเร็ว) หากพบส่วน imap แสดงว่าพร้อมใช้งานแล้ว:

หากคุณยังไม่ได้ติดตั้ง php5-imap และมีสิทธิ์ root บนเซิร์ฟเวอร์ คุณสามารถติดตั้งได้ตามขั้นตอนเฉพาะของระบบปฏิบัติการที่คุณใช้ ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ Debian ให้ดูลิงก์นี้ อย่าลืมรีสตาร์ตเว็บเซิร์ฟเวอร์หลังจากติดตั้งเสร็จ (เช่น รันคำสั่ง "apache/usr/sbin/apache2ctl restart" ในเทอร์มินัล)

หลักการทำงาน

แนวคิดพื้นฐานในการพัฒนาระบบนี้คือเพื่อลดงานที่ต้องทำด้วยมือ และลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการแก้ไขทุกช่องด้วยตนเอง

แนวคิดพื้นฐานของระบบนี้คือ เมื่อส่งอีเมล ระบบติดตามอีเมลตีกลับจะเพิ่ม survey-id และ token-id ลงในส่วนหัวของอีเมลโดยอัตโนมัติ โดยที่ผู้ดูแลระบบไม่ต้องดำเนินการใดๆ

ส่วนหัวเหล่านี้ (เรียกอีกอย่างว่าส่วนหัวแบบกำหนดเอง) จะถูกเพิ่มลงในอีเมลคำเชิญทุกฉบับที่ส่งถึงผู้เข้าร่วมแบบสำรวจผ่าน LimeSurvey

เมื่ออีเมลถูกตีกลับ ระบบจะได้รับส่วนหัวเดิมพร้อมกับส่วนหัวการแจ้งเตือนการส่ง จากนั้นระบบจะตรวจสอบอีเมลใหม่และวิเคราะห์อีเมลที่มีส่วนหัวแบบกำหนดเองเหล่านี้ ระบบจะเปลี่ยนสีฟอนต์ของที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้องในตารางผู้เข้าร่วมแบบสอบถามเป็นสีแดง

การตั้งค่าระบบ

ระบบสามารถทำงานได้ทั้งแบบโดยรวม (สำหรับทุกแบบสำรวจ) หรือเฉพาะที่ (สำหรับแบบสำรวจใดแบบสำรวจหนึ่งเท่านั้น) จึงสามารถบันทึกการตั้งค่าได้ตามต้องการ การตั้งค่าการตีกลับแบบโดยรวมสามารถบันทึกได้ที่ ตั้งค่าโดยรวม -> การตั้งค่าเมล์ตีกลับ ตัวเลือกต่อไปนี้จะแสดงขึ้น:

• อีเมล์ของการรับส่งอื่นๆ: คือที่อยู่อีเมลที่จะรับอีเมลที่ถูกตีกลับ เพื่อให้ประมวลผลอีเมลที่ตีกลับได้เร็วขึ้น เราขอแนะนำให้ใช้ที่อยู่อีเมลที่ใช้สำหรับระบบติดตามอีเมลตีกลับของ LimeSurvey เท่านั้น

• ชนิดของเซิร์ฟเวอร์: หากตั้งเป็น "ปิด" ฟังก์ชันการประมวลผลการตีกลับทั้งหมดจะไม่พร้อมใช้งาน เลือก "POP" หรือ "IMAP" เพื่อใช้งานระบบติดตามอีเมลตีกลับของ LimeSurvey

• ชื่อเซิร์ฟเวอร์และพอร์ต: ชื่อเซิร์ฟเวอร์และพอร์ต (หากจำเป็น) คั่นด้วยเครื่องหมายทวิภาค (:) โดยปกติไม่จำเป็นต้องระบุหมายเลขพอร์ต เว้นแต่โฮสต์อีเมลจะใช้พอร์ตที่ไม่ใช่ค่ามาตรฐาน

หากชื่อโฮสต์ของคุณคือ 'smtp.server.net' และพอร์ตคือ 143 ให้ระบุชื่อโฮสต์เป็น 'smtp.server.net:143' เพื่อเหตุผลด้านความปลอดภัย ขณะนี้เราอนุญาตเฉพาะหมายเลขพอร์ตต่อไปนี้เท่านั้น: 110, 143, 587, 993 และ 995

• ชื่อบัญชี: ชื่อบัญชีของบัญชี POP/IMAP
• รหัสผ่าน: รหัสผ่านของบัญชี POP/IMAP
• ชนิดการเข้ารหัส: หากมีการใช้การเข้ารหัส โปรดเลือกชนิดที่ถูกต้องที่นี่ (SSL หรือ TLS)

---

หากต้องการนำการตั้งค่าการตีกลับไปใช้กับแบบสำรวจเพียงแบบเดียว ให้เข้าสู่แบบสำรวจที่ต้องการ -> ไปที่เมนูสำรวจแล้วคลิกแท็บผู้เข้าร่วมแบบสอบถาม -> ดูที่แถบเครื่องมือหลักของหน้า แล้วคลิกตัวเลือกคำเชิญและการเตือน -> คลิก การตั้งค่าเมล์ตีกลับ หน้าต่อไปนี้จะถูกโหลดขึ้นมา:

ตัวเลือกเพิ่มเติมคือ ใช้การตั้งค่าการเด้ง ที่นี่ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะใช้:

• ไม่ใช้การตั้งค่าการตีกลับ;
• การตั้งค่าการตีกลับแบบเฉพาะที่ หากเลือกตัวเลือกนี้ คุณจะต้องกรอกข้อมูลในช่องการตั้งค่าการตีกลับแบบเฉพาะที่ที่เหลือ;
• การตั้งค่าการตีกลับแบบโดยรวม ในกรณีนี้ ระบบจะใช้การตั้งค่าการตีกลับของ LimeSurvey ที่คุณติดตั้งไว้

หมายเหตุ: LimeSurvey จะเริ่มการเชื่อมต่อ SMTP จากที่อยู่ IP ของ LimeSurvey ที่คุณติดตั้งไว้ คุณสามารถ ping URL ของ LimeSurvey เพื่อดูว่าเป็นที่อยู่ IP ใด หากเซิร์ฟเวอร์ SMTP ของคุณมีการจำกัดการเข้าถึง คุณจะต้องเพิ่มที่อยู่ IP นี้เป็นข้อยกเว้นในการกำหนดค่า SMTP/ไฟร์วอลล์ของคุณ

การใช้เซิร์ฟเวอร์อีเมลของ LimeSurvey Cloud

หากคุณใช้เซิร์ฟเวอร์อีเมลของ LimeSurvey Cloud อีเมลทั้งหมดของคุณจะมีที่อยู่ผู้ส่งเป็น "noreply@limesurvey.org" อย่างไรก็ตาม อีเมลเหล่านี้จะมีส่วนหัว Reply-to ที่เป็นที่อยู่อีเมลของคุณ ดังนั้นหากมีผู้ตอบกลับ ก็จะสามารถเขียนถึงคุณได้โดยตรง

หากคุณใช้เซิร์ฟเวอร์ LimeSurvey Cloud ระบบจะประมวลผลการตีกลับให้โดยอัตโนมัติ คุณไม่ต้องตั้งค่าอะไรเลย และไม่จำเป็นต้องเริ่มการประมวลผลการตีกลับด้วย เพียงปล่อยการตั้งค่าเริ่มต้นไว้ตามเดิม ทุกอย่างจะทำงานเองเบื้องหลัง โปรดทราบว่าอาจใช้เวลา 10-15 นาทีกว่าที่อีเมลที่ตีกลับจะถูกประมวลผลและรายการที่เกี่ยวข้องจะถูกทำเครื่องหมาย

  โปรดอย่าใช้ LimeSurvey Cloud ในการส่งสแปม มิฉะนั้นเราจะต้องล็อกบัญชีของคุณ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับความยินยอมจากผู้ที่คุณต้องการส่งคำเชิญไปให้

การเริ่มการประมวลผลการตีกลับ

ก่อนเริ่มการประมวลผลการตีกลับ อย่าลืมส่งอีเมลคำเชิญไปยังผู้เข้าร่วมแบบสำรวจของคุณก่อน

ในเวอร์ชัน 3.0 ขึ้นไป เมื่อตั้งค่าระบบติดตามอีเมลตีกลับเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถเริ่ม การประมวลผลการตีกลับ ได้โดยไปที่หน้าแรกของแบบสำรวจ -> คลิกแท็บ ผู้เข้าร่วมแบบสอบถาม จาก เมนูสำรวจ -> คลิก Invitations & reminders (อยู่บนแถบเครื่องมือ) -> เริ่มต้นการประมวลผลตีกลับ

หลังจากเลือกตัวเลือกนี้ ตัวบอกความคืบหน้าจะแสดงขึ้นระหว่างการประมวลผล จากนั้นจะแสดงสรุปสถานะการประมวลผลสุดท้าย

ระบบจะเริ่มตรวจสอบอีเมลคำเชิญที่ส่งไปแล้ว ผลการสแกนจะแสดงในตารางผู้เข้าร่วมแบบสอบถาม (คุณอาจต้องรีเฟรชหน้าเองเพื่อให้ข้อมูลเป็นปัจจุบัน) รายการทั้งหมดที่คำเชิญถูกตีกลับจะมีที่อยู่อีเมลเป็นตัวอักษรสีแดง และ สถานะอีเมล์ ของรายการเหล่านั้นจะเปลี่ยนจาก "ตกลง" เป็น "bounced"

การเริ่มการประมวลผลการตีกลับใน v2.5

ในเวอร์ชัน 2.50 ขึ้นไป เมื่อตั้งค่าระบบประมวลผลการตีกลับเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถเริ่ม การประมวลผลการตีกลับ ได้จากหน้าแรกของแบบสำรวจ: Invitations & reminders -> เริ่มต้นการประมวลผลตีกลับ

หลังจากเลือกตัวเลือกนี้ ตัวบอกความคืบหน้าจะแสดงขึ้นระหว่างการประมวลผล จากนั้นจะแสดงสรุปสถานะการประมวลผลสุดท้าย

ระบบจะเริ่มตรวจสอบอีเมลคำเชิญที่ส่งไปแล้ว ผลการสแกนจะแสดงในตารางผู้เข้าร่วมแบบสอบถาม (คุณอาจต้องรีเฟรชหน้าเองเพื่อให้ข้อมูลเป็นปัจจุบัน) รายการทั้งหมดที่คำเชิญถูกตีกลับจะมีที่อยู่อีเมลเป็นตัวอักษรสีแดง และ สถานะอีเมล์ ของรายการเหล่านั้นจะเปลี่ยนจาก "ตกลง" เป็น "bounced"

  ในบางรุ่นของ v2.50 ขึ้นไป ตัวเลือกเมนูนี้แสดงผลไม่ถูกต้อง ซึ่งปัญหานี้ได้รับการแก้ไขในบิลด์ 160714 ที่เผยแพร่เมื่อวันที่ 14 กรกฎาคม 2016

ตัวอย่าง

เพื่อให้เข้าใจว่าระบบติดตามอีเมลตีกลับของ LimeSurvey ทำงานอย่างไรมากขึ้น โปรดดูตัวอย่างด้านล่าง:

ตัวอย่างต่อไปนี้อ้างอิงจาก LimeSurvey 2.06 ขึ้นไป ขั้นตอนและภาพหน้าจอส่วนใหญ่ตรงกับขั้นตอนที่คุณต้องทำใน LimeSurvey 3.0 ขึ้นไปเพื่อใช้งานระบบติดตามอีเมลตีกลับ

1. เพิ่มผู้ตอบแบบสำรวจของคุณลงในตารางผู้เข้าร่วมแบบสำรวจ โดยตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีโทเค็นและที่อยู่อีเมลที่กำหนดไว้

2. เลือกผู้ตอบที่คุณต้องการส่งคำเชิญเข้าร่วมแบบสำรวจ:

คลิกปุ่ม ผู้เข้าร่วมที่ถูกเลือก... แล้วเลือกตัวเลือก ส่งอีเมล์เชิญชวน

3. รอสักครู่เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลถูกส่งไปยังผู้ตอบแบบสำรวจแล้ว

4. ตอนนี้คุณสามารถใช้ระบบติดตามอีเมลตีกลับของ LimeSurvey ได้แล้ว คลิก Invitations & reminders และกรอกข้อมูลในช่องการตั้งค่าอีเมลตีกลับด้วยรายละเอียดการเชื่อมต่อและบัญชีของอีเมลส่วนตัวของคุณ:

คุณอาจเว้นช่องเหล่านี้ว่างไว้ก็ได้ การประมวลผลการตีกลับจะยังคงทำงาน เพียงแต่คุณจะไม่ได้รับอีเมลที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลการตีกลับ อย่างไรก็ตาม สถานะอีเมลของรายการในตารางผู้เข้าร่วมแบบสอบถามจะยังคงได้รับการอัปเดต

ดังที่คุณเห็นด้านล่าง เราใช้ระบบติดตามอีเมลตีกลับร่วมกับบัญชี Gmail ฟรี หากต้องการทราบการตั้งค่าการเชื่อมต่อที่เกี่ยวข้องกับ Gmail โปรดไปที่ลิงก์นี้ และอย่าลืมเปิดใช้งาน IMAP/POP ในการตั้งค่าบัญชี Gmail ของคุณ

  Gmail อาจมองว่าการเชื่อมต่อกับบัญชี LimeSurvey ของคุณไม่ปลอดภัย เพื่อให้ LimeSurvey เชื่อมต่อกับบัญชี Gmail ของคุณได้ คุณจะต้องอนุญาตให้แอปที่มีความปลอดภัยน้อยกว่าใช้บัญชีของคุณ

กรอกข้อมูลในช่องต่าง ๆ เลือกเซิร์ฟเวอร์และการตั้งค่าการเข้ารหัสที่ต้องการ เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม บันทึก ที่อยู่ที่มุมขวาบนของหน้าจอ

5. จากนั้น คุณสามารถคลิกปุ่ม เริ่มต้นการประมวลผลตีกลับ:

ระบบติดตามอีเมลตีกลับจะเริ่มค้นหา survey-id, token-id และการแจ้งเตือนการส่งที่แนบอยู่ในส่วนหัวของอีเมลที่ตีกลับแต่ละฉบับ หากพบส่วนหัวแบบกำหนดเองเหล่านี้ ระบบจะเปลี่ยนสีฟอนต์ของที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้องในตารางผู้เข้าร่วมแบบสอบถามให้เป็นสีแดง นอกจากนี้ สถานะอีเมล์ของรายการที่เกี่ยวข้องจะเปลี่ยนจาก ตกลง เป็น bounced

หากมีคำถามเพิ่มเติม สามารถเข้าร่วมกับเราได้ที่ ฟอรัมของเรา หรือ ช่อง IRC