Sporingssystem for e-postretur
From LimeSurvey Manual
Introduksjon
Sporingssystemet for e-postretur kan spore opp og markere e-poster som ikke ble levert til mottakerne (deltakerne i undersøkelsen). Systemet baserer seg på «feilrapporten for leveringsvarsel for e-post». Det trenger derfor en e-postadresse som e-postene kan sendes til for å spore returene. I tillegg til kontoens adresse kreves også kontoens påloggingsinformasjon og tilkoblingsdetaljene.
Krav
Modulen php5-imap må være installert på tjeneren din. Du kan sjekke om dette er tilfelle ved å se på knappen Vis PHP-info, som du finner på siden Globale innstillinger i din LimeSurvey-installasjon, under fanen Oversikt:
Let deretter etter en imap-seksjon (bruk Ctrl+F for raskt søk). Hvis en imap-seksjon vises, er alt klart:
Hvis du ikke har php5-imap installert og har root-tilgang til tjeneren, kan du installere den ved å følge fremgangsmåten for din distribusjon. Se for eksempel denne lenken hvis du bruker Debian. Husk å starte webtjeneren på nytt etter installasjonen (f.eks. ved å kjøre «apache/usr/sbin/apache2ctl restart» i terminalen).
Slik fungerer det
Hovedformålet med utviklingen av systemet var å redusere manuelt arbeid og de mulige menneskelige feilene som kan oppstå når hvert felt redigeres manuelt.
Grunnideen bak dette systemet er at sporingssystemet for e-postretur automatisk legger til en undersøkelses-ID og en token-ID i e-postens overskrift når e-posten sendes, uten at administratoren merker det.
Disse overskriftene (også kalt egendefinerte overskrifter) legges til i hver invitasjons-e-post som sendes via LimeSurvey til deltakerne i undersøkelsen.
Når e-posten returneres, mottas den opprinnelige overskriften sammen med overskriften for leveringsvarsel. Systemet sjekker deretter etter nye e-poster og analyserer e-postene som har disse egendefinerte overskriftene. Det endrer farge på skrift til rød for de feilaktige e-postadressene i tabellen over deltakere.
Sette opp systemet
Systemet kan fungere globalt (for alle undersøkelser) eller lokalt (bare for en bestemt undersøkelse), og innstillingene kan lagres deretter. De globale innstillingene for retur av e-post kan lagres under Globale innstillinger -> Innstillinger for retur av e-post. Følgende alternativer vises:
- Standard returadresse: Dette er e-postadressen som returnerte e-poster sendes til. For raskere behandling av returnerte e-poster anbefaler vi å bruke en e-postadresse som kun brukes til LimeSurveys sporingssystem for e-postretur.
- Tjenertype: Hvis satt til «Av», er ingen funksjoner for returprosessering tilgjengelige. Velg enten «POP» eller «IMAP» for å bruke LimeSurveys sporingssystem for e-postretur.
- Tjenernavn og port: Navnet på tjeneren og (om nødvendig) porten, adskilt med kolon. Portnummeret er vanligvis ikke nødvendig med mindre e-postverten bruker en ikke-standard port.
- Brukernavn: Brukernavnet for POP/IMAP-kontoen.
- Passord: Passordet for POP/IMAP-kontoen.
- Krypteringstype: Hvis kryptering brukes, angi riktig type her (SSL eller TLS).
Hvis du bare vil bruke innstillinger for retur av e-post for én enkelt undersøkelse, åpner du ønsket undersøkelse -> går til menyen for undersøkelsen og klikker på fanen Deltakere -> ser på hovedverktøylinjen på siden og klikker på alternativet Invitasjoner og påminnelser -> klikker på Innstillinger for retur av e-post. Følgende side lastes inn:
Det ekstra alternativet er Brukte innstillinger for retur av e-post. Her kan du velge om du bruker:
- ingen innstillinger for retur av e-post;
- de lokale innstillingene for retur av e-post. Hvis du velger dette, må du fylle ut resten av feltene for lokale innstillinger;
- de globale innstillingene for retur av e-post. I dette tilfellet brukes innstillingene for retur av e-post i din LimeSurvey-installasjon.
Merk: LimeSurvey oppretter SMTP-tilkoblingen fra IP-adressen til din LimeSurvey-installasjon. Du kan pinge URL-en til LimeSurvey-installasjonen for å finne ut hvilken IP-adresse det er. Hvis SMTP-tjeneren din er låst ned, må du legge til denne IP-adressen som et unntak i SMTP-konfigurasjonen/brannmuren din.
Bruke e-postserveren i LimeSurvey Cloud
Hvis du bruker e-postserveren i LimeSurvey Cloud, vil alle e-postene dine ha avsenderadressen «noreply@limesurvey.org». Disse e-postene har imidlertid en Reply-to-overskrift med din e-postadresse. Hvis noen svarer, kan de dermed skrive direkte til deg.
Returer behandles automatisk hvis du bruker LimeSurvey Cloud-serveren. Du trenger ikke å sette opp noe, og du trenger heller ikke å starte returprosesseringen. La standardinnstillingene være som de er. Alt skjer automatisk i bakgrunnen. Merk at det kan ta 10–15 minutter før en e-postretur er behandlet og den tilhørende oppføringen er markert.
Ikke misbruk LimeSurvey Cloud til spam, ellers må vi sperre kontoen din. Sørg for at du har samtykke fra personene du sender invitasjoner til.
Starte returprosessering
Før du starter returprosesseringen, må du huske å sende invitasjonene til deltakerne i undersøkelsen først.
I versjon 3.0+ kan du, når systemet for sporing av e-postreturer er satt opp, starte returprosessering ved å gå til startsiden for undersøkelsen -> klikke på fanen Deltakere i menyen for undersøkelsen -> klikke på Invitations & reminders (i verktøylinjen) -> Start gjennomgang av e-postreturer.
Etter at du har valgt dette alternativet, vises en fremdriftsindikator under prosessen, etterfulgt av et sammendrag av sluttstatusen.
De sendte invitasjonene begynner å bli undersøkt. Resultatene vises i tabellen over deltakere (du må kanskje oppdatere siden manuelt for å se dem). Alle oppføringer der invitasjonen ble returnert, får e-postadressen markert med rød skrift. I tillegg endres Status fra «OK» til «bounced».
Starte returprosessering i v2.5
I versjon 2.50+ kan du starte returprosessering fra startsiden for undersøkelsen når systemet er satt opp: Invitations & reminders -> Start gjennomgang av e-postreturer.
Etter at du har valgt dette alternativet, vises en fremdriftsindikator under prosessen, etterfulgt av et sammendrag av sluttstatusen.
De sendte invitasjonene begynner å bli undersøkt. Resultatene vises i tabellen over deltakere (du må kanskje oppdatere siden manuelt for å se dem). Alle oppføringer der invitasjonen ble returnert, får e-postadressen markert med rød skrift. I tillegg endres Status fra «OK» til «bounced».
Obs! : Noen utgaver av v2.50+ viser ikke dette menyvalget riktig. Problemet ble rettet i build 160714, utgitt 14. juli 2016.
Eksempel
Se eksemplet nedenfor for å forstå bedre hvordan systemet for sporing av e-postreturer i LimeSurvey fungerer:
1. Legg respondentene dine inn i tabellen over deltakere. Sørg for at hver av dem har en tildelt token og e-postadresse.
2. Velg respondentene du vil sende invitasjonen til:
Klikk på knappen Valgt(e) deltaker(e)..., og velg alternativet Send invitasjoner.
3. Vent litt for å sikre at e-postene er sendt til respondentene.
4. Nå kan du ta i bruk systemet for sporing av e-postreturer i LimeSurvey. Klikk på Invitations & reminders og fyll ut feltene for innstillinger for retur av e-post med tilkoblings- og kontodetaljer for din personlige e-postkonto:
Du kan også la feltene stå tomme. Returprosesseringen fungerer fortsatt, men du får ingen e-poster knyttet til returprosesseringen. Statusen til oppføringene i tabellen over deltakere blir likevel oppdatert.
Som du ser nedenfor, bruker vi systemet for sporing av e-postreturer med en gratis Gmail-konto. Du finner informasjon om tilkoblingsinnstillingene for Gmail via denne lenken. Husk også å aktivere IMAP/POP i innstillingene for Gmail-kontoen din.
Gmail kan behandle tilkoblingen til LimeSurvey-kontoen din som usikker. For at LimeSurvey skal kunne koble til Gmail-kontoen din, må du da tillate mindre sikre apper å bruke kontoen din.
Fyll ut feltene. Velg ønsket server og krypteringsinnstillinger. Når du er ferdig, klikker du på knappen Lagre øverst til høyre på skjermen.
5. Nå kan du klikke på knappen Start gjennomgang av e-postreturer:
Systemet for sporing av e-postreturer begynner å lete etter undersøkelses-ID, token-ID og leveringsvarsel som er lagt ved i e-postoverskriften til hver returnerte e-post. Hvis disse egendefinerte overskriftene finnes, endrer systemet fargen på skriften for de feilaktige e-postadressene i tabellen over deltakere til rød. I tillegg endres statusen til de aktuelle oppføringene fra OK til bounced.
