Systém sledovania nedoručených e-mailov
From LimeSurvey Manual
Úvod
Systém sledovania nedoručených e-mailov dokáže vyhľadať a označiť e-maily, ktoré neboli doručené príjemcom (respondentom prieskumu). Systém vychádza zo správy o neúspešnom doručení e-mailu. Preto potrebuje e-mailovú adresu, na ktorú je možné tieto správy posielať, aby mohol sledovať vrátené e-maily. Okrem adresy účtu sú potrebné aj prihlasovacie údaje k účtu a podrobnosti o pripojení.
Požiadavky
Na vašom serveri musí byť nainštalovaný modul php5-imap. Môžete to skontrolovať pomocou tlačidla Zobraziť PHPInfo, ktoré nájdete na stránke globálnych nastavení vašej inštalácie LimeSurvey na karte Prehľad:
Potom vyhľadajte sekciu imap (na rýchle hľadanie použite Ctrl+F). Ak sa sekcia imap zobrazí, môžete pokračovať:
Ak nemáte nainštalovaný php5-imap a máte na serveri prístup root, môžete ho nainštalovať podľa postupu špecifického pre vašu distribúciu. Ak používate Debian, pozrite si napríklad tento odkaz. Po inštalácii nezabudnite reštartovať webový server (napr. spustite v termináli príkaz "apache/usr/sbin/apache2ctl restart").
Ako to funguje
Základnou myšlienkou vývoja systému bolo znížiť množstvo manuálnej práce a obmedziť možné ľudské chyby, ktoré môžu vzniknúť pri ručnej úprave každého poľa.
Princíp systému spočíva v tom, že pri odosielaní e-mailu systém sledovania nedoručených e-mailov automaticky pridá do hlavičky e-mailu ID prieskumu a ID tokenu, bez toho, aby si to správca všimol.
Tieto hlavičky (známe aj ako vlastné hlavičky) sa pridávajú ku každému e-mailu s pozvánkou, ktorý LimeSurvey odošle respondentom prieskumu.
Keď sa e-mail vráti ako nedoručený, príde pôvodná hlavička spolu s hlavičkou upozornenia o doručení. Systém potom skontroluje nové e-maily a spracuje tie, ktoré obsahujú tieto vlastné hlavičky. Nesprávne e-mailové adresy v tabuľke respondentov prieskumu potom zafarbí na červeno.
Nastavenie systému
Systém môže fungovať globálne (pre všetky prieskumy) alebo lokálne (len pre konkrétny prieskum), a preto je možné nastavenia uložiť podľa potreby. Globálne nastavenia vrátených e-mailov je možné uložiť v časti Globálne nastavenia -> Nastavenie pre vrátené nedoručiteľné e-maily. Zobrazia sa nasledujúce možnosti:
- Predvolený e-mail pri nedoručených e-mailoch: Toto je e-mailová adresa, na ktorú sa budú odosielať vrátené e-maily. Pre rýchlejšie spracovanie vrátených e-mailov odporúčame použiť e-mailovú adresu, ktorá sa používa výlučne pre systém sledovania nedoručených e-mailov LimeSurvey.
- Typ serveru: Ak je nastavený na "Vypnuté", nebudú dostupné žiadne funkcie spracovania vrátených e-mailov. Ak chcete používať systém sledovania nedoručených e-mailov LimeSurvey, vyberte "POP" alebo "IMAP".
- Názov serveru a port: Názov serveru a (ak je to potrebné) port oddelený dvojbodkou. Číslo portu sa zvyčajne nevyžaduje, pokiaľ e-mailový hostiteľ nepoužíva nestandardný port.
- Používateľské meno: Používateľské meno pre účet POP/IMAP.
- Heslo: Heslo pre účet POP/IMAP.
- Typ šifrovania: Ak sa používa šifrovanie, nastavte tu správny typ (SSL alebo TLS).
Ak chcete použiť nastavenia vrátených e-mailov iba pre jeden prieskum, otvorte požadovaný prieskum -> v menu prieskumu kliknite na kartu Respondenti ankety -> na hlavnom paneli nástrojov stránky kliknite na možnosť Pozvánky a pripomienky -> kliknite na Nastavenie pre vrátené nedoručiteľné e-maily. Načíta sa nasledujúca stránka:
Ďalšou možnosťou je Použité nastavenia odrážok. Tu si môžete vybrať, či použijete:
- žiadne nastavenia vrátených e-mailov;
- lokálne nastavenia vrátených e-mailov. Ak ich vyberiete, budete musieť vyplniť ostatné polia lokálnych nastavení vrátených e-mailov;
- globálne nastavenia vrátených e-mailov. V takom prípade sa použijú nastavenia vrátených e-mailov vašej inštalácie LimeSurvey.
Poznámka: LimeSurvey inicializuje pripojenie SMTP z IP adresy vašej inštalácie LimeSurvey. Ak chcete zistiť, o ktorú adresu ide, stačí odoslať ping na URL vašej inštalácie LimeSurvey. Ak máte server SMTP uzamknutý, budete musieť pridať túto IP adresu ako výnimku do konfigurácie SMTP alebo firewallu.
Používanie e-mailového servera LimeSurvey Cloud
Ak používate e-mailový server LimeSurvey Cloud, všetky vaše e-maily budú mať adresu odosielateľa "noreply@limesurvey.org". Tieto e-maily však budú mať hlavičku Reply-to s vašou e-mailovou adresou. Ak sa teda niekto pokúsi odpovedať, môže vám napísať priamo.
Vrátené správy sa spracúvajú automaticky, ak používate server LimeSurvey Cloud. Nemusíte nič nastavovať ani spúšťať spracovanie vrátených správ, stačí ponechať predvolené nastavenia. Všetko prebieha automaticky na pozadí. Upozorňujeme, že môže trvať 10 – 15 minút, kým sa vrátený e-mail spracuje a príslušný záznam sa označí.
Prosím, nezneužívajte LimeSurvey Cloud na spam, inak budeme musieť váš účet zablokovať. Uistite sa, že máte súhlas osôb, ktorým chcete posielať pozvánky.
Spustenie spracovania vrátených správ
Pred spustením spracovania vrátených správ nezabudnite najprv odoslať e-mailové pozvánky respondentom vášho prieskumu.
Vo verzii 3.0+ môžete po nastavení systému sledovania vrátených e-mailov spustiť spracovanie vrátených správ tak, že otvoríte domovskú stránku prieskumu -> v ponuke prieskumu kliknete na kartu Respondenti ankety -> kliknete na Invitations & reminders (nachádza sa na paneli nástrojov) -> Začať spracovanie vrátených správ.
Po výbere tejto možnosti sa počas procesu zobrazí indikátor priebehu a následne záverečný súhrn stavu spracovania.
Odoslané e-mailové pozvánky sa začnú kontrolovať. Výsledky kontroly sa zobrazia v tabuľke respondentov ankety (možno bude potrebné stránku manuálne obnoviť). Všetky záznamy, ktorých pozvánky sa vrátili, budú mať e-mailové adresy označené červeným písmom. Ich Status emailu sa tiež zmení z „OK“ na „bounced“.
Spustenie spracovania vrátených správ vo verzii 2.5
Vo verzii 2.50+ môžete po nastavení systému spracovania vrátených správ spustiť spracovanie vrátených správ z domovskej stránky prieskumu: Invitations & reminders -> Začať spracovanie vrátených správ.
Po výbere tejto možnosti sa počas procesu zobrazí indikátor priebehu a následne záverečný súhrn stavu spracovania.
Odoslané e-mailové pozvánky sa začnú kontrolovať. Výsledky kontroly sa zobrazia v tabuľke respondentov ankety (možno bude potrebné stránku manuálne obnoviť). Všetky záznamy, ktorých pozvánky sa vrátili, budú mať e-mailové adresy označené červeným písmom. Ich Status emailu sa tiež zmení z „OK“ na „bounced“.
Upozornenie : Niektoré vydania verzie 2.50+ nezobrazujú túto položku ponuky správne. Problém bol opravený v zostavení 160714, vydanom 14. júla 2016.
Príklad
Aby ste lepšie pochopili, ako funguje systém sledovania vrátených e-mailov LimeSurvey, pozrite si nasledujúci príklad:
1. Pridajte svojich respondentov do tabuľky respondentov ankety. Uistite sa, že každý z nich má priradený token a e-mailovú adresu.
2. Vyberte respondentov, ktorým chcete poslať pozvánku do prieskumu:
Kliknite na tlačidlo Vybrať respondenta(-ov)... a vyberte možnosť Poslať emailové pozvánky.
3. Chvíľu počkajte, aby ste sa uistili, že e-maily boli odoslané respondentom prieskumu.
4. Teraz môžete využiť systém sledovania vrátených e-mailov LimeSurvey. Kliknite na Invitations & reminders a vyplňte polia nastavení vrátených e-mailov podrobnosťami o pripojení a účte vášho osobného e-mailového účtu:
Polia môžete nechať aj prázdne. Spracovanie vrátených správ bude stále fungovať, len nedostanete žiadny e-mail súvisiaci so spracovaním vrátených správ. Stav e-mailu záznamov v tabuľke respondentov ankety sa však aktualizuje.
Ako môžete vidieť nižšie, systém sledovania vrátených e-mailov používame s bezplatným účtom Gmail. Informácie o nastaveniach pripojenia pre Gmail nájdete na tomto odkaze. Nezabudnite tiež v nastaveniach svojho účtu Gmail povoliť IMAP/POP.
Gmail môže spojenie s vaším účtom LimeSurvey považovať za nezabezpečené. Aby sa LimeSurvey mohol pripojiť k vášmu účtu Gmail, budete musieť povoliť menej bezpečným aplikáciám používať váš účet.
Vyplňte polia. Vyberte požadovaný server a nastavenia šifrovania. Po dokončení kliknite na tlačidlo Uložiť v pravej hornej časti obrazovky.
5. Teraz môžete kliknúť na tlačidlo Začať spracovanie vrátených správ:
Systém sledovania vrátených e-mailov začne vyhľadávať ID prieskumu, ID tokenu a doručenku, ktoré sú pripojené v hlavičke každého vráteného e-mailu. Ak tieto vlastné hlavičky existujú, systém zmení farbu písma nesprávnych e-mailových adries v tabuľke respondentov ankety na červenú. Zároveň sa stav e-mailu príslušných záznamov zmení z OK na bounced.
