Sistem pelacakan pentalan surel
From LimeSurvey Manual
Pendahuluan
Sistem pelacakan pentalan surel mampu melacak dan menandai surel yang tidak terkirim ke penerima (partisipan survei). Sistem ini mengandalkan "laporan kegagalan pemberitahuan pengiriman surel". Oleh karena itu, sistem memerlukan alamat surel tempat surel dapat dikirim untuk melacak pentalan. Selain alamat akun, kredensial akun serta detail koneksi juga diperlukan.
Persyaratan
Modul php5-imap harus terpasang di server Anda. Anda dapat memeriksanya dengan melihat tombol Tampilkan PHPInfo yang terdapat pada halaman pengaturan global instalasi LimeSurvey Anda, di bawah tab Gambaran umum:
Selanjutnya, cari bagian imap (gunakan Ctrl+F untuk pencarian cepat). Jika bagian imap ditampilkan, Anda siap melanjutkan:
Jika php5-imap belum terpasang dan Anda memiliki akses root ke server, Anda dapat memasangnya dengan mengikuti prosedur yang sesuai dengan distribusi Anda. Misalnya, kunjungi tautan ini jika Anda menggunakan Debian. Jangan lupa untuk memulai ulang server web Anda setelah modul terpasang (misalnya jalankan "apache/usr/sbin/apache2ctl restart" di terminal).
Cara kerja
Ide dasar di balik pengembangan sistem ini adalah mengurangi pekerjaan manual dan kemungkinan kesalahan manusia yang dapat muncul akibat pengeditan setiap kolom secara manual.
Ide dasar sistem ini adalah saat mengirim surel, sistem pelacakan pentalan surel secara otomatis menambahkan survey-id dan token-id ke header surel tanpa sepengetahuan administrator.
Header ini (juga dikenal sebagai header khusus) ditambahkan ke setiap surel undangan yang dikirim melalui LimeSurvey kepada partisipan survei.
Ketika surel ditolak dan dikembalikan, header asli beserta header pemberitahuan pengiriman akan diterima. Sistem kemudian memeriksa surel baru dan mengurai surel yang memiliki header khusus tersebut. Sistem mengubah warna font alamat surel yang salah pada tabel partisipan survei menjadi merah.
Menyiapkan sistem
Sistem dapat bekerja secara global (untuk semua survei) atau lokal (hanya untuk survei tertentu), sehingga pengaturan dapat disimpan sesuai kebutuhan. Pengaturan pentalan global dapat disimpan di Pengaturan global -> Pentalan. Opsi berikut akan ditampilkan:
- Surel pentalan situs standar: Ini adalah alamat surel tempat surel yang ditolak akan dikirim. Untuk pemrosesan surel yang ditolak yang lebih cepat, kami menyarankan penggunaan alamat surel yang hanya digunakan untuk sistem pelacakan pentalan surel LimeSurvey.
- Jenis server: Jika diatur ke "Nonaktif", tidak ada fungsi pemrosesan pentalan yang tersedia. Pilih "POP" atau "IMAP" untuk menggunakan sistem pelacakan pentalan surel LimeSurvey.
- Nama & port server: Nama server dan (jika diperlukan) port yang dipisahkan dengan titik dua. Nomor port biasanya tidak diperlukan kecuali host surel menggunakan port non-standar.
- Nama pengguna: Nama pengguna untuk akun POP/IMAP.
- Sandi: Kata sandi untuk akun POP/IMAP.
- Jenis enkripsi: Jika enkripsi digunakan, harap atur jenis yang tepat di sini (SSL atau TLS).
Jika Anda ingin menerapkan pengaturan pentalan hanya pada satu survei, buka survei yang diinginkan -> masuk ke menu survei dan klik tab Partisipan survei -> periksa toolbar utama halaman dan klik opsi Undangan & pengingat -> klik Pentalan. Halaman berikut akan dimuat:
Opsi tambahan diwakili oleh Pengaturan pentalan yang digunakan. Di sini, Anda dapat memilih untuk menggunakan:
- tanpa pengaturan pentalan;
- pengaturan pentalan lokal. Jika dipilih, Anda harus mengisi kolom pengaturan pentalan lokal lainnya;
- pengaturan pentalan global. Dalam hal ini, pengaturan pentalan instalasi LimeSurvey Anda akan digunakan.
Catatan: LimeSurvey akan memulai koneksi SMTP dari alamat IP instalasi LimeSurvey Anda. Cukup lakukan ping ke URL instalasi LimeSurvey untuk mengetahui alamat IP tersebut. Jika server SMTP Anda dikunci, Anda perlu menambahkan alamat IP ini sebagai pengecualian pada konfigurasi SMTP/firewall Anda.
Menggunakan server surel LimeSurvey Cloud
Jika Anda menggunakan server surel LimeSurvey Cloud, semua surel Anda akan memiliki alamat pengirim "noreply@limesurvey.org". Namun, surel tersebut akan memiliki header Reply-to yang berisi alamat surel Anda. Jadi, jika seseorang mencoba membalas, mereka dapat menulis langsung kepada Anda.
Pentalan diproses secara otomatis jika Anda menggunakan server LimeSurvey Cloud. Anda tidak perlu mengatur apa pun, dan Anda sama sekali tidak perlu memulai proses pentalan, cukup biarkan pengaturan default apa adanya. Semuanya berjalan otomatis di latar belakang. Perlu diingat bahwa dibutuhkan waktu 10-15 menit hingga surel yang memantul diproses dan entri terkait ditandai.
Mohon jangan menyalahgunakan LimeSurvey Cloud untuk spam, atau kami terpaksa mengunci akun Anda. Pastikan Anda memiliki persetujuan dari orang-orang yang akan Anda kirimi undangan.
Memulai Proses Pentalan
Sebelum memulai proses pentalan, jangan lupa untuk terlebih dahulu mengirim surel undangan kepada peserta survei Anda.
Pada versi 3.0+, setelah sistem pelacakan pentalan surel disiapkan, Anda dapat memulai proses pentalan dengan membuka halaman utama survei -> klik tab Partisipan survei pada menu survei -> klik Invitations & reminders (terletak di toolbar) -> Mulai proses pentalan.
Setelah memilih opsi ini, indikator kemajuan akan ditampilkan selama proses berlangsung, diikuti oleh ringkasan status akhir pemrosesan.
Surel undangan yang telah dikirim akan mulai diperiksa. Hasil pemindaian akan ditampilkan pada tabel partisipan survei (Anda mungkin perlu memuat ulang halaman secara manual untuk memperbaruinya). Semua entri yang undangannya memantul akan memiliki alamat surel yang ditandai dengan font merah. Selain itu, Status surel mereka diubah dari "Oke" menjadi "bounced".
Memulai Proses Pentalan di v2.5
Pada versi 2.50+, setelah sistem proses pentalan disiapkan, Anda dapat memulai proses pentalan dari halaman utama survei: Invitations & reminders -> Mulai proses pentalan.
Setelah memilih opsi ini, indikator kemajuan akan ditampilkan selama proses berlangsung, diikuti oleh ringkasan status akhir pemrosesan.
Surel undangan yang telah dikirim akan mulai diperiksa. Hasil pemindaian akan ditampilkan pada tabel partisipan survei (Anda mungkin perlu memuat ulang halaman secara manual untuk memperbaruinya). Semua entri yang undangannya memantul akan memiliki alamat surel yang ditandai dengan font merah. Selain itu, Status surel mereka diubah dari "Oke" menjadi "bounced".
Perhatian : Beberapa rilis v2.50+ tidak menampilkan pilihan menu ini dengan benar, dan masalah tersebut telah diperbaiki pada build 160714 yang dirilis pada 14 Juli 2016.
Contoh
Untuk lebih memahami cara kerja sistem pelacakan pentalan surel LimeSurvey, perhatikan contoh berikut:
1. Masukkan responden Anda ke tabel partisipan survei. Pastikan setiap responden memiliki token dan alamat surel.
2. Pilih responden yang ingin Anda kirimi undangan survei:
Klik tombol Partisipan terpilih..., lalu pilih opsi Kirim surel undangan.
3. Tunggu beberapa saat untuk memastikan bahwa surel telah terkirim kepada responden survei.
4. Sekarang, Anda dapat menggunakan sistem pelacakan pentalan surel LimeSurvey. Klik Invitations & reminders lalu isi kolom pengaturan surel pentalan dengan detail koneksi dan akun surel pribadi Anda:
Anda juga dapat membiarkan kolom tersebut kosong. Proses pentalan tetap akan berjalan, hanya saja Anda tidak akan menerima surel terkait proses pentalan. Namun, status surel pada entri di tabel partisipan survei tetap akan diperbarui.
Seperti yang dapat Anda lihat di bawah, kami menggunakan sistem pelacakan pentalan surel dengan bantuan akun Gmail gratis. Untuk mengetahui pengaturan koneksi terkait Gmail, buka tautan berikut. Selain itu, jangan lupa mengaktifkan IMAP/POP dari pengaturan akun Gmail Anda.
Gmail mungkin menganggap koneksi ke akun LimeSurvey Anda tidak aman. Agar LimeSurvey dapat terhubung ke akun Gmail Anda, Anda perlu mengizinkan aplikasi yang kurang aman untuk menggunakan akun Anda.
Isi kolom-kolom tersebut. Pilih pengaturan server dan enkripsi yang diinginkan. Setelah selesai, klik tombol Simpan yang terletak di bagian kanan atas layar.
5. Sekarang, Anda dapat mengklik tombol Mulai proses pentalan:
Sistem pelacakan pentalan surel akan mulai mencari survey-id, token-id, dan pemberitahuan pengiriman yang dilampirkan pada header surel dari setiap surel yang memantul. Jika header khusus ini ada, sistem akan mengubah warna font alamat surel yang salah pada tabel Partisipan survei menjadi merah. Selain itu, status surel pada entri terkait akan diubah dari Oke menjadi bounced.
