Kerangka surel
From LimeSurvey Manual
Pendahuluan
Kerangka surel digunakan untuk mengirim undangan, pengingat, konfirmasi, dan surel registrasi yang dipersonalisasi kepada peserta Anda (dari tabel partisipan survei). Anda juga dapat mengedit pemberitahuan admin dasar (atau detail) standar yang dikirim kepada administrator survei.
Kerangka surel: Pengaturan > Menu survei > Kerangka surel
Jika Anda memiliki izin superadministrator (Anda memiliki akses ke pengaturan global instalasi LimeSurvey Anda), Anda dapat mengubah mode editor HTML default untuk semua pengguna LimeSurvey Anda. Untuk detail lebih lanjut, baca subbagian wiki berikut.
Perhatian : Jika Anda ingin menggunakan editor HTML popup/langsung, jangan lupa mengaktifkan format HTML untuk surel token! Opsi ini terdapat di menu Pengaturan survei Anda, pada tab Pengaturan peserta.
Panel Kerangka Surel
Panel kerangka surel:
Pada tangkapan layar di atas, mode editor "Kode HTML" digunakan. Untuk mengubahnya, buka pengaturan akun pribadi Anda.
Untuk mengedit kolom teks, buka pengaturan akun Anda dan pilih mode editor HTML langsung.
Lima jenis surel dapat dikirim kepada pengguna atau admin:
Undangan
Fungsi ini digunakan untuk mengirim surel secara massal kepada semua peserta survei di tabel partisipan survei yang belum menerima undangan untuk mengisi survei Anda.
Dari panel kerangka surel, Anda dapat mengedit pesan yang dikirim kepada peserta survei. Untuk melihat placeholder surel yang dapat digunakan, baca subbagian wiki berikut. Anda juga dapat menggunakan ExpressionScript untuk menyesuaikan lebih lanjut kerangka surel undangan Anda.
Pengingat
Fungsi Pengingat memungkinkan administrator survei mengingatkan peserta dari tabel partisipan survei untuk menjawab survei.
Anda dapat mengedit format default surel pengingat dari panel Kerangka surel. Untuk memeriksa placeholder surel yang dapat digunakan, baca subbagian wiki berikut. ExpressionScript dapat membantu Anda menyesuaikan isi teks kerangka surel ini.
Catatan: Pengingat hanya akan dikirim kepada peserta di tabel partisipan survei yang kolom "Selesai"-nya dinonaktifkan. Artinya, responden belum mengisi atau belum menyelesaikan survei.
Konfirmasi
Jika token digunakan dan seorang peserta mengisi survei, surel konfirmasi akan dikirim ke alamat surelnya. Anda dapat menonaktifkan fungsi ini dari panel Pengaturan peserta.
Klik tab Konfirmasi jika Anda ingin mengedit kerangka surel. Periksa placeholder surel untuk melihat mana yang dapat digunakan pada jenis surel ini. Anda juga dapat menggunakan ExpressionScript untuk menyesuaikan surel Anda.
Registrasi
Jika mode akses tertutup diaktifkan (terdapat tabel partisipan survei), hanya peserta yang memiliki entri yang dialokasikan dan kode token unik yang terkait dengannya yang dapat mengisi survei tersebut. Jika Anda mengizinkan peserta mendaftar secara publik ke survei Anda, entri baru di tabel partisipan survei Anda akan dibuat setelah responden mengirimkan nama dan alamat surelnya. Skrip yang berjalan di latar belakang akan otomatis mengirimkan surel pendaftaran kepada responden tersebut. Surel ini berisi URL beserta token yang harus diakses oleh pengguna yang baru terdaftar.
Klik tab Pendaftaran untuk mengedit format surel ini. Jangan lupa untuk terlebih dahulu melihat placeholder surel mana yang dapat digunakan dalam isi teks. ExpressionScript dapat memberikan penyesuaian lebih lanjut untuk isi teks yang ingin Anda gunakan.
Pemberitahuan Admin Dasar & Detail
Untuk mendapatkan pemberitahuan admin, klik tab Pemberitahuan & data lalu masukkan alamat surel pada kolom "Kirim surel pemberitahuan admin dasar ke" dan alamat lain (atau yang sama) pada kolom "Kirim surel pemberitahuan admin detail ke".
Secara default, satu-satunya perbedaan di antara keduanya adalah placeholder tambahan {ANSWERTABLE} yang disertakan dalam kerangka surel pemberitahuan admin detail. Placeholder ini memungkinkan pengguna yang menerima surel tersebut untuk ikut memeriksa jawaban yang dikirimkan. Mereka tidak perlu mengakses instalasi LimeSurvey.
Namun, dengan menggunakan ExpressionScript dan placeholder surel, Anda dapat menyesuaikan kedua kerangka surel ini.
Kolom Templat Surel
Setiap templat surel berisi:
- Judul surel: Judul surel/kumpulan surel yang ingin Anda kirim;
- Isi surel: Kotak teks yang berisi pesan teks yang ingin Anda kirim kepada peserta. Isinya dapat berupa teks, gambar, dan placeholder surel. ExpressionScript juga dapat digunakan untuk menyesuaikan pesan yang ingin Anda sampaikan lebih lanjut;
Catatan: Tab lain akan ditampilkan di atas tab templat surel jika survei Anda menggunakan bahasa tambahan. Jika Anda mengeklik tab bahasa selain tab bahasa standar, templat surel akan memuat teks yang sesuai dalam bahasa tersebut. Buka setiap templat surel untuk mulai mengeditnya. Jangan lupa mengeklik tombol Simpan di bagian kanan atas layar untuk menyimpan perubahan Anda.
- Aksi surel: Tersedia dua aksi:
- Reset templat ini: Setelah diklik, kode HTML akan disetel ulang. Tidak ada teks yang dihapus;
- Validasi ekspresi: Memeriksa logika surel - apakah placeholder digunakan dengan benar atau tidak. Kami sangat menyarankan untuk menggunakannya sebelum mengirim sekumpulan surel. Dengan cara ini Anda dapat melihat apakah placeholder sudah didefinisikan dengan benar atau belum. Pada contoh di bawah ini terdapat kesalahan ketik kecil - ditandai dengan warna merah.
Placeholder Surel
Perhatian : Harap diperhatikan bahwa beberapa placeholder surel hanya dapat digunakan dalam templat surel tertentu! Baca di bawah untuk detail lebih lanjut.
Pada templat surel standar, berbagai placeholder surel digunakan di isi dan/atau judul surel. Fungsinya adalah menghubungkan surel yang ingin Anda kirim ke setiap peserta dalam daftar partisipan survei Anda. Data dari tabel partisipan survei (misalnya surel, nama depan, nama belakang, token, dll.) diambil secara otomatis dan dimasukkan ke dalam surel unik yang berbeda sebelum dikirim ke setiap peserta dari daftar partisipan survei Anda.
Berikut adalah placeholder surel yang dapat digunakan dalam isi pesan templat surel undangan dan pengingat Anda. Saat surel dikirim, placeholder surel ini akan diganti dalam pratinjau surel undangan/pengingat Anda dengan data dari survei Anda dan tabel partisipan survei.
| {ADMINEMAIL} | Surel administrator survei |
| {ADMINNAME} | Nama administrator survei |
| {SURVEYNAME} | Judul survei Anda |
| {SURVEYDESCRIPTION} | Deskripsi survei Anda |
Placeholder berikut diizinkan dalam templat surel undangan/pengingat (kolom judul dan/atau isi) dan akan diganti saat surel dikirim:
| {EMAIL} | Surel penerima |
| {FIRSTNAME} | Nama depan |
| {LASTNAME} | Nama belakang |
| {SURVEYURL} | URL untuk memulai survei - jika Anda mengirim surel HTML, URL lengkap akan ditampilkan kepada peserta survei |
| @@SURVEYURL@@ | URL untuk memulai survei - ini adalah tautan polos. Gunakan ini jika Anda ingin menyisipkan tautan pada elemen HTML kustom Anda (tersedia di v1.90 dan yang lebih baru) |
| {OPTOUTURL} | URL untuk menonaktifkan pengiriman surel untuk survei yang bersangkutan - tautan lengkap akan ditampilkan pada versi HTML templat surel |
| {OPTINURL} | Jika pengguna masuk daftar hitam dan ingin berpartisipasi dalam survei yang bersangkutan, mereka harus mengeklik URL opt-in untuk menerima undangan/pengingat survei kembali. |
| {GLOBALOPTOUTURL} | URL bagi responden untuk keluar dari daftar peserta pusat situs ini - tautan lengkap akan ditampilkan pada versi HTML templat surel |
| {TOKEN} | Token untuk mengakses survei |
| {USESLEFT} | Jumlah sisa penggunaan token |
| {VALIDFROM} | Tanggal mulai berlakunya token |
| {VALIDUNTIL} | Tanggal berakhirnya masa berlaku token |
| {EMAILSTATUS} | Digunakan untuk melewati surel saat pengiriman surel. Status surel standar adalah "Oke". |
| {LANGUAGE} | Digunakan untuk menentukan bahasa yang dipakai untuk surel dan URL survei saat menggunakan survei multibahasa |
| {SENT} | Tanggal pengiriman undangan dalam format ISO8601 beserta waktu (Y-m-d H:i:s di PHP) |
| {REMINDERSENT } | Tanggal pengiriman pengingat dalam format ISO8601 beserta waktu (Y-m-d H:i:s di PHP) |
| {REMINDERCOUNT} | Jumlah pengingat yang sudah dikirim |
| {COMPLETED } | Tanggal penyelesaian survei |
| {TID} | ID internal pada tabel token |
| {ATTRIBUTE_1} | Atribut 1 |
| {ATTRIBUTE_2} | Atribut 2 (...dan seterusnya untuk kolom atribut lainnya) |
Jika survei Anda tidak anonim, placeholder surel dapat digunakan untuk menambahkan data entri/peserta tertentu ke panel Elemen teks survei (misalnya deskripsi survei, pesan penyambutan, pesan penutup).
| {TOKEN:EMAIL} | Menampilkan surel peserta dari tabel partisipan survei |
| {TOKEN:FIRSTNAME} | Menampilkan nama depan peserta dari tabel partisipan survei |
| {TOKEN:LASTNAME} | Menampilkan nama belakang peserta dari tabel partisipan survei |
| {TOKEN} | Menampilkan kode token peserta dari tabel partisipan survei |
| {TOKEN:ATTRIBUTE_1} | Menampilkan "Atribut 1" peserta dari tabel partisipan survei |
| {TOKEN:ATTRIBUTE_2} | Menampilkan "Atribut 2" peserta dari tabel partisipan survei (dan seterusnya untuk kolom atribut lainnya) |
Untuk mengetahui lebih lanjut tentang atribut, baca bagian wiki berikut.Placeholder surel ini juga dapat digunakan dalam templat surel konfirmasi dan pemberitahuan administrator.
Placeholder tertentu hanya dapat digunakan dalam templat pemberitahuan administrator. Harap diperhatikan bahwa satu surel per tanggapan akan dikirim ke alamat surel administrator!
Beberapa placeholder yang hanya dapat digunakan di panel pemberitahuan administrator disebutkan di bawah ini:
| {VIEWRESPONSEURL} | Menampilkan URL yang mengarahkan Anda ke jawaban yang dikirim oleh responden |
| {EDITRESPONSEURL} | Menampilkan URL yang mengarahkan Anda ke halaman LimeSurvey tempat Anda dapat mengedit tanggapan yang dikirim oleh peserta survei yang bersangkutan |
| {STATISTICSURL} | Klik URL ini untuk mengakses statistik survei |
| {ANSWERTABLE} | Jika Anda ingin menampilkan jawaban yang dikirim peserta dalam surel pemberitahuan administrator, gunakan placeholder surel ini. Dengan begitu, Anda tidak perlu lagi mengakses instalasi LimeSurvey Anda untuk memeriksa jawaban yang dikirim oleh responden yang bersangkutan (seperti yang dilakukan placeholder {VIEWRESPONSEURL}). |
Petunjuk:
- Jika survei Anda menggunakan tanggapan anonim, placeholder terkait token tidak akan berfungsi dalam templat surel pemberitahuan.
- Anda dapat menggunakan ExpressionScript untuk memakai ekspresi dalam menyesuaikan surel (New in 1.92 ). Silakan lihat panduan ExpressionScript untuk contohnya.
- Lihat juga contoh penggunaan Informasi dari tabel partisipan survei.
Opt-out Peserta
Saat Anda menggunakan tag {OPTOUTURL} dalam surel undangan/pengingat Anda, peserta dapat keluar dari survei tertentu ini dengan mengeklik URL terkait di dalam surel - sehingga Anda tidak mengirimkan surel pengingat kepada mereka. Peserta yang keluar dari survei Anda akan memiliki status surel 'OptOut' di daftar partisipan survei.
URL Polos
Placeholder URL memiliki URL polos yang sesuai. Misalnya, @@SURVEYURL@@: Anda dapat menggunakan @@OPTOUTURL@@, @@OPTINURL@@ …
Menggunakan Fungsi Penggantian
Beberapa kata kunci tertentu dapat digunakan dalam templat surel Anda. Misalnya, kata kunci tertentu dapat digunakan untuk menggantikan alamat URL token.
Contoh di bawah ini menggunakan tautan polos ke survei, bukan URL yang panjang:
1) Pertama, buka panel kerangka surel dan pilih Undangan.
2) Tulis teks yang ingin Anda tampilkan sebagai tautan untuk memulai survei.
3) Kemudian pilih teks tersebut.
4) Tambahkan placeholder untuk tautan biasa @@SURVEYURL@@ dan pilih other pada kotak pilihan protokol.
Sekarang, saat Anda mengirim surel undangan, tautan untuk memulai survei akan menjadi lebih pendek.
Lampiran Surel
Tindakan Berkas
Saat mengeklik Tambah berkas, jendela berikut akan ditampilkan dan meminta Anda memilih dokumen dari folder berkas yang ingin dikirim melalui surel:
Lampiran dapat ditambahkan di bagian bawah antarmuka penyuntingan kerangka surel. Perlu diperhatikan bahwa lampiran surel diunggah per survei.
Anda juga dapat langsung mengunggah berkas dari komputer ke instalasi LimeSurvey Anda dengan mengeklik tombol Unggah, lalu memilih berkas yang ingin dilampirkan pada kerangka surel tersebut.
Setelah dipilih, klik dua kali berkas tersebut dan berkas akan langsung ditampilkan di tabel Berkas-berkas, di bawah tombol Tambah berkas:
Agar berkas terlampir secara permanen pada kerangka surel tersebut, jangan lupa mengeklik tombol Simpan di bagian kanan atas jendela.
Untuk menentukan apakah suatu lampiran harus dikirim secara individual, Anda dapat menambahkan persamaan yang berhubungan pada setiap lampiran.
Semua fungsi yang didukung oleh ExpressionScript dapat digunakan, begitu pula atribut token jika survei menggunakan token.
Pada kerangka pemberitahuan atau konfirmasi, Anda juga dapat menggunakan kode pertanyaan yang digunakan dalam survei.
Jika Anda ingin menghapus berkas, klik tombol tempat sampah merah di bawah kolom Aksi, lalu simpan perubahan.
Perhatian :
- Jika berkas tidak dapat ditemukan di berkas sistem, surel akan dikirim tanpa lampiran.
- Mengekspor/mengimpor survei tidak mengekspor/mengimpor berkas lampiran yang telah diunggah. Namun, pengaturan lampiran akan tetap dipertahankan, begitu juga persamaan yang berhubungan.
Lampiran Gambar
Anda dapat melampirkan satu atau beberapa gambar jika Anda mengirim surel HTML. Untuk melakukannya, Anda perlu memperbarui sumber URL gambar dengan mengatur path-nya ke direktori publik instalasi LimeSurvey Anda.
Sumber harus relatif terhadap direktori publik Anda di server. Jika instalasi LimeSurvey Anda dipasang di subdirektori, gambar tidak akan ditampilkan di editor HTML Anda.