Šablony e-mailů
From LimeSurvey Manual
Úvod
Šablony e-mailů slouží k odesílání personalizovaných pozvánek, upomínek, potvrzení a registračních e-mailů vašim respondentům (z tabulky respondentů průzkumu). Můžete také upravit standardní základní (nebo podrobná) oznámení administrátorovi, která se odesílají správcům průzkumu.
Šablony e-mailů: Nastavení > Menu průzkumu > Šablony e-mailů
Pokud máte oprávnění superadministrátora (máte přístup ke globálnímu nastavení vaší instalace LimeSurvey), můžete změnit Výchozí režim editoru HTML pro všechny uživatele LimeSurvey. Další podrobnosti naleznete v následující podsekci wiki.
Upozornění : Pokud chcete používat vyskakovací/vložený editor HTML, nezapomeňte povolit formát HTML pro e-maily s tokeny! Toto nastavení najdete v menu Nastavení vašeho průzkumu na záložce Nastavení respondenta.
Panel šablon e-mailů
Panel šablon e-mailů:
Na výše uvedeném snímku obrazovky je použit režim editoru „HTML zdroj“. Chcete-li jej změnit, přejděte do nastavení svého osobního účtu.
Chcete-li upravovat textová pole, přejděte do nastavení svého účtu a zvolte vložený režim HTML editoru.
Uživatelům nebo administrátorům lze odeslat pět typů e-mailů:
Pozvání
Tato funkce slouží k hromadnému odesílání e-mailů všem respondentům v tabulce respondentů, kteří dosud neobdrželi pozvánku k vyplnění vašeho průzkumu.
V panelu šablon e-mailů můžete upravit zprávu odesílanou respondentům. Které zástupné symboly e-mailu lze použít, zjistíte v následující podsekci wiki. K dalšímu přizpůsobení šablony e-mailové pozvánky můžete také využít ExpressionScript.
Připomínka
Funkce Připomínka umožňuje správcům průzkumu upomenout respondenty z tabulky respondentů, aby průzkum vyplnili.
Výchozí formát e-mailové upomínky můžete upravit v panelu šablon e-mailů. Které zástupné symboly e-mailu lze použít, zjistíte v následující podsekci wiki. Při přizpůsobení textu těla této šablony e-mailu vám pomůže ExpressionScript.
Poznámka: Upomínka bude odeslána pouze těm respondentům v tabulce respondentů, u nichž je pole „Hotovo“ vypnuto. To znamená, že respondent průzkum buď nezačal, nebo jej nedokončil.
Potvrzení
Pokud se používají tokeny a respondent průzkum vyplní, bude na jeho e-mailovou adresu odeslán potvrzovací e-mail. Tuto funkci můžete deaktivovat v panelu Nastavení respondenta.
Chcete-li šablonu e-mailu upravit, klikněte na záložku Potvrzení. Podívejte se na zástupné symboly e-mailu, abyste zjistili, které lze v tomto typu e-mailu použít. K přizpůsobení e-mailu můžete také využít ExpressionScript.
Registrace
Pokud je povolen režim uzavřeného přístupu (existuje tabulka respondentů), znamená to, že dotazník mohou vyplnit pouze ti respondenti, kteří mají přidělený záznam a k němu přiřazený jedinečný kód tokenu. Pokud respondentům povolíte veřejně se k průzkumu registrovat, po odeslání jména a e-mailové adresy se v tabulce respondentů vytvoří nový záznam. Skript běžící na pozadí poté příslušnému respondentovi automaticky odešle registrační e-mail. Obsahuje adresu URL s tokenem, kterou musí nově registrovaný uživatel otevřít.
Chcete-li upravit formát tohoto e-mailu, klikněte na záložku Registrace. Nejprve se nezapomeňte podívat, které zástupné symboly e-mailu lze v textu použít. ExpressionScript vám umožní text, který chcete použít, dále přizpůsobit.
Základní a podrobná oznámení administrátorovi
Chcete-li dostávat oznámení administrátorovi, klikněte na záložku Oznámení a data a do pole „Zaslat základní správcovské e-mailové oznámení na adresu“ zadejte e-mailovou adresu a do pole „Zaslat e-mail s podrobným upozorněním pro správce na adresu“ jinou (nebo stejnou) adresu.
Ve výchozím nastavení se obě liší pouze přidaným zástupným symbolem {ANSWERTABLE}, který je součástí šablony e-mailu s podrobným oznámením administrátorovi. Uživatel, který tyto e-maily přijímá, tak může zkontrolovat i odeslané odpovědi. Nemusí se přitom přihlašovat do instalace LimeSurvey.
Pomocí ExpressionScript a zástupných symbolů e-mailu však můžete tyto dvě šablony e-mailů přizpůsobit.
Pole šablon e-mailů
Každá šablona e-mailu obsahuje:
- Předmět e-mailu: Název e-mailu/dávky e-mailů, které chcete odeslat;
- Tělo e-mailu: Textové pole obsahující zprávu, kterou chcete odeslat respondentům. Může obsahovat text, obrázky a zástupné symboly e-mailu. K dalšímu přizpůsobení zprávy lze použít také ExpressionScript;
Poznámka: Pokud váš průzkum používá další jazyky, zobrazí se nad kartou se šablonami e-mailů další karta. Pokud kliknete na jakoukoli jinou jazykovou kartu než na kartu výchozího jazyka, načtou se šablony e-mailů s odpovídajícími texty v příslušném jazyce. Otevřete každou šablonu e-mailu a začněte ji upravovat. Nezapomeňte kliknout na tlačítko Uložit v pravé horní části obrazovky, abyste změny uložili.
- Akce e-mailu: K dispozici jsou dvě akce:
- Vynulovat tuto šablonu: Po kliknutí se HTML kód resetuje. Žádný text není smazán;
- Ověřit výrazy: Zkontroluje logiku e-mailu – zda jsou zástupné symboly použity správně. Důrazně doporučujeme tuto funkci použít před odesláním dávky e-mailů. Uvidíte tak, zda jsou zástupné symboly definovány správně. V následujícím příkladu se vyskytla drobná překlepová chyba – je zvýrazněna červeně.
Zástupné symboly e-mailu
Pozor : Upozorňujeme, že některé zástupné symboly e-mailu lze použít pouze v určitých šablonách e-mailů! Podrobnosti naleznete níže.
Ve výchozích šablonách e-mailů se v těle a/nebo předmětu e-mailu používají různé zástupné symboly. Jejich úkolem je propojit e-mail, který chcete odeslat, s jednotlivými respondenty ve vašem seznamu respondentů průzkumu. Údaje z tabulky respondentů průzkumu (např. e-mail, jméno, příjmení, token atd.) se automaticky převezmou a vloží do jednotlivých unikátních e-mailů před jejich odesláním každému respondentovi z vašeho seznamu respondentů průzkumu.
Níže jsou uvedeny zástupné symboly e-mailu, které lze použít v těle zprávy šablon e-mailů pozvánky a upomínky. Při odesílání e-mailů budou tyto zástupné symboly v náhledu e-mailu s pozvánkou/upomínkou nahrazeny údaji z vašeho průzkumu a tabulky respondentů průzkumu.
| {ADMINEMAIL} | E-mail správce průzkumu |
| {ADMINNAME} | Jméno správce průzkumu |
| {SURVEYNAME} | Název vašeho průzkumu |
| {SURVEYDESCRIPTION} | Popis vašeho průzkumu |
V šablonách e-mailů pozvánky/upomínky (v polích předmětu a/nebo těla) jsou povoleny následující zástupné symboly, které budou při odesílání e-mailů nahrazeny:
| {EMAIL} | E-mail příjemce |
| {FIRSTNAME} | Jméno |
| {LASTNAME} | Příjmení |
| {SURVEYURL} | URL pro zahájení průzkumu – pokud odesíláte HTML e-maily, respondentovi se zobrazí úplná adresa URL |
| @@SURVEYURL@@ | URL pro zahájení průzkumu – jedná se o holý odkaz. Použijte jej, pokud chcete odkaz někam integrovat do vlastních HTML prvků (k dispozici od verze 1.90) |
| {OPTOUTURL} | URL pro deaktivaci odesílání e-mailů pro příslušný průzkum – v HTML verzi šablony e-mailu se zobrazí úplný odkaz |
| {OPTINURL} | Pokud je uživatel na černé listině a chce se příslušného průzkumu zúčastnit, musí kliknout na URL pro opětovné přihlášení, aby znovu dostával pozvánky/upomínky k průzkumu. |
| {GLOBALOPTOUTURL} | URL, pomocí které se respondent může odhlásit z centrálního seznamu respondentů tohoto webu – v HTML verzi šablony e-mailu se zobrazí úplný odkaz |
| {TOKEN} | Token pro přístup k průzkumu |
| {USESLEFT} | Zbývající počet použití tokenu |
| {VALIDFROM} | Datum, od kterého je token platný |
| {VALIDUNTIL} | Datum, do kterého je token platný |
| {EMAILSTATUS} | Používá se k přeskočení e-mailů při odesílání. Výchozí stav e-mailu je „OK“. |
| {LANGUAGE} | Slouží k definování jazyka e-mailů a URL průzkumu u vícejazyčných průzkumů |
| {SENT} | Datum odeslání pozvánky ve formátu ISO8601 s časem (Y-m-d H:i:s v PHP) |
| {REMINDERSENT } | Datum odeslání upomínky ve formátu ISO8601 s časem (Y-m-d H:i:s v PHP) |
| {REMINDERCOUNT} | Počet již odeslaných upomínek |
| {COMPLETED } | Datum dokončení průzkumu |
| {TID} | Interní ID v tabulce tokenů |
| {ATTRIBUTE_1} | Atribut 1 |
| {ATTRIBUTE_2} | Atribut 2 (...a tak dále pro další pole atributů) |
Pokud váš průzkum není anonymní, lze zástupné symboly e-mailu použít k přidání konkrétních údajů o záznamu/respondentovi do panelu Textové prvky průzkumu (např. popis průzkumu, uvítací zpráva, zakončovací sdělení).
| {TOKEN:EMAIL} | Zobrazí e-mail respondenta z tabulky respondentů průzkumu |
| {TOKEN:FIRSTNAME} | Zobrazí jméno respondenta z tabulky respondentů průzkumu |
| {TOKEN:LASTNAME} | Zobrazí příjmení respondenta z tabulky respondentů průzkumu |
| {TOKEN} | Zobrazí kód tokenu respondenta z tabulky respondentů průzkumu |
| {TOKEN:ATTRIBUTE_1} | Zobrazí „Atribut 1“ respondenta z tabulky respondentů průzkumu |
| {TOKEN:ATTRIBUTE_2} | Zobrazí „Atribut 2“ respondenta z tabulky respondentů průzkumu (a tak dále pro další pole atributů) |
Více o atributech se dozvíte v následující části wiki.Tyto zástupné symboly e-mailu lze použít také v šablonách e-mailů potvrzení a oznámení správci.
Některé zástupné symboly lze použít pouze v šablonách oznámení správci. Upozorňujeme, že na e-mailovou adresu správce bude odeslán jeden e-mail na každou odpověď!
Některé ze zástupných symbolů, které lze použít pouze v panelech oznámení správci, jsou uvedeny níže:
| {VIEWRESPONSEURL} | Zobrazí URL, která vás přesměruje na odeslanou odpověď respondenta |
| {EDITRESPONSEURL} | Zobrazí URL, která vás přesměruje na stránku LimeSurvey, kde můžete upravit odpovědi odeslané příslušným respondentem |
| {STATISTICSURL} | Kliknutím na tuto URL zobrazíte statistiky průzkumu |
| {ANSWERTABLE} | Pokud chcete v e-mailu s oznámením správci zobrazit odeslané odpovědi respondenta, použijte tento zástupný symbol. Nemusíte tak již vstupovat do své instalace LimeSurvey, abyste zkontrolovali odeslané odpovědi příslušného respondenta (jako to umožňuje zástupný symbol {VIEWRESPONSEURL}). |
Tipy:
- Pokud váš průzkum používá anonymní odpovědi, zástupné symboly související s tokeny v šabloně e-mailu s oznámením nebudou fungovat.
- K úpravě e-mailu můžete použít výrazy v ExpressionScript (New in 1.92 ). Příklad naleznete v návodech k ExpressionScript.
- Podívejte se také na příklady použití informací z tabulky respondentů průzkumu.
Odhlášení respondenta
Pokud ve své e-mailové pozvánce/upomínce použijete značku {OPTOUTURL}, mohou se vaši respondenti z tohoto konkrétního průzkumu odhlásit kliknutím na příslušnou URL v e-mailu – a nebudete jim posílat upomínky. Respondentovi, který se z vašeho průzkumu odhlásí, bude v seznamu respondentů průzkumu nastaven stav e-mailu „OptOut“.
Holá URL
Zástupné symboly URL mají své odpovídající holé URL. Např. k @@SURVEYURL@@ můžete použít @@OPTOUTURL@@, @@OPTINURL@@ …
Použití náhradní funkce
V šablonách e-mailů lze použít některá specifická klíčová slova. Například určitá klíčová slova lze použít k nahrazení URL adresy tokenu.
Následující příklad používá k průzkumu prostý odkaz namísto dlouhé URL:
1) Nejprve otevřete panel Šablony e-mailů a vyberte Pozvání.
2) Napište text, který se má zobrazit jako odkaz pro spuštění průzkumu.
3) Poté tento text označte.
4) Přidejte zástupný symbol pro prostý odkaz @@SURVEYURL@@ a z výběrového pole protokolu zvolte možnost „other“.
Když nyní odešlete e-maily s pozvánkou, bude odkaz pro spuštění průzkumu kratší.
Přílohy e-mailů
Akce se soubory
Po kliknutí na Přidat soubor se zobrazí následující okno, ve kterém vyberete dokument ze složky souborů, který chcete odeslat e-mailem:
Přílohy lze přidat v dolní části rozhraní pro úpravu šablony e-mailu. Upozorňujeme, že přílohy e-mailů se nahrávají pro každý průzkum zvlášť.
Soubor z počítače můžete také přímo nahrát do své instalace LimeSurvey kliknutím na tlačítko Načíst a následným výběrem souboru, který chcete připojit k příslušné šabloně e-mailu.
Po výběru na soubor dvakrát klikněte a soubor se okamžitě zobrazí v tabulce Soubory pod tlačítkem Přidat soubor:
Aby byl soubor k příslušné šabloně e-mailu připojen trvale, nezapomeňte kliknout na tlačítko Uložit v pravé horní části okna.
Chcete-li určit, zda se má příloha odeslat individuálně, můžete ke každé příloze přidat rovnici relevance.
Lze použít všechny funkce podporované nástrojem ExpressionScript, stejně jako atributy tokenů, pokud průzkum používá tokeny.
U šablon oznámení nebo potvrzení je také možné použít kódy otázek použité v průzkumu.
Chcete-li soubor smazat, klikněte na červené tlačítko koše ve sloupci Akce a uložte změny.
Pozor :
- Pokud soubor nelze v systému souborů nalézt, e-mail bude odeslán bez přílohy.
- Export/import průzkumu neexportuje ani neimportuje připojené nahrané soubory. Nastavení příloh však zůstane zachováno, stejně jako rovnice relevance.
Příloha s obrázkem
Pokud odesíláte e-maily ve formátu HTML, můžete připojit jeden či více obrázků. K tomu je třeba upravit zdrojové URL obrázku nastavením jeho cesty na veřejný adresář vaší instance LimeSurvey.
Zdroj musí být relativní k veřejnému adresáři na serveru. Pokud je vaše instance LimeSurvey nainstalována v podadresáři, obrázek se ve vašem HTML editoru nezobrazí.