Sähköpostin palautusten seurantajärjestelmä
From LimeSurvey Manual
Johdanto
Sähköpostin palautusten seurantajärjestelmä pystyy jäljittämään ja merkitsemään sähköpostit, joita ei toimitettu vastaanottajille (kyselyn osallistujille). Järjestelmä perustuu sähköpostin toimituksen epäonnistumisilmoitukseen. Siksi se tarvitsee sähköpostiosoitteen, johon viestit voidaan lähettää palautusten seuraamiseksi. Osoitteen lisäksi tarvitaan tilin tunnistetiedot sekä yhteyden tiedot.
Vaatimukset
Palvelimellesi on asennettava php5-imap-moduuli. Voit tarkistaa asian painikkeesta Näytä PHPInfo, joka löytyy LimeSurvey-asennuksesi yleisten asetusten sivulta, Yleiskatsaus-välilehdeltä:
Etsi seuraavaksi imap-osio (nopeaan hakuun voit käyttää näppäinyhdistelmää Ctrl+F). Jos imap-osio näkyy, kaikki on kunnossa:
Jos php5-imap ei ole asennettuna ja sinulla on palvelimeen root-oikeudet, voit asentaa sen jakelusi omien ohjeiden mukaan. Jos käytät Debiania, katso esimerkiksi tämä linkki. Muista käynnistää verkkopalvelin uudelleen asennuksen jälkeen (esim. suorita päätteessä komento "apache/usr/sbin/apache2ctl restart").
Toimintaperiaate
Järjestelmän kehityksen perusajatuksena oli vähentää manuaalista työtä ja niitä inhimillisiä virheitä, joita voi syntyä, kun jokaista kenttää muokataan käsin.
Järjestelmän perusajatus on, että sähköpostia lähetettäessä palautusten seurantajärjestelmä lisää sähköpostin otsikkoon automaattisesti kyselyn tunnuksen ja tokenin tunnuksen ylläpitäjän huomaamatta.
Nämä otsikot (tunnetaan myös mukautettuina otsikoina) lisätään jokaiseen LimeSurveyn kautta kyselyn osallistujille lähetettyyn sähköpostikutsuun.
Kun sähköposti palautuu, vastaanotetaan alkuperäinen otsikko sekä toimitusilmoituksen otsikko. Järjestelmä tarkistaa sitten uudet sähköpostit ja jäsentää ne viestit, joissa on nämä mukautetut otsikot. Se muuttaa virheellisten sähköpostiosoitteiden fontin värin punaiseksi osallistujataulukossa.
Järjestelmän käyttöönotto
Järjestelmä voi toimia yleisesti (kaikille kyselyille) tai paikallisesti (vain tietylle kyselylle), joten asetukset voidaan tallentaa vastaavasti. Yleiset palautusasetukset voidaan tallentaa kohdassa Yleiset asetukset -> Palautusasetukset. Näkyviin tulevat seuraavat vaihtoehdot:
- Sivuston oletusponnahdusosoite: Tämä on sähköpostiosoite, johon palautuneet sähköpostit lähetetään. Palautuneiden sähköpostien nopeampaa käsittelyä varten suosittelemme käyttämään sähköpostiosoitetta, jota käytetään vain LimeSurveyn sähköpostin palautusten seurantajärjestelmään.
- Palvelimen tyyppi: Jos arvo on "Pois", palautusten käsittelytoiminnot eivät ole käytettävissä. Valitse joko "POP" tai "IMAP", jotta voit käyttää LimeSurveyn sähköpostin palautusten seurantajärjestelmää.
- Palvelimen nimi ja portti: Palvelimen nimi ja (tarvittaessa) portti kaksoispisteellä erotettuna. Portin numeroa ei yleensä tarvita, ellei sähköpostipalvelin käytä epästandardia porttia.
- Käyttäjänimi: POP/IMAP-tilin käyttäjänimi.
- Salasana: POP/IMAP-tilin salasana.
- Salauksen tyyppi: Jos salausta käytetään, valitse tässä oikea tyyppi (SSL tai TLS).
Jos haluat ottaa palautusasetukset käyttöön vain yhdessä kyselyssä, avaa haluamasi kysely -> siirry kyselyn valikkoon ja napsauta Osallistujat-välilehteä -> valitse sivun päätyökalupalkista Kutsut ja muistutukset -> napsauta Palautusasetukset. Seuraava sivu latautuu:
Lisäasetuksena on Käytetyt palautusasetukset. Tässä voit valita, käytätkö:
- ei palautusasetuksia;
- paikallisia palautusasetuksia. Jos valitset tämän, sinun täytyy täyttää loput paikallisten palautusasetusten kentät;
- yleisiä palautusasetuksia. Tässä tapauksessa käytetään LimeSurvey-asennuksesi palautusasetuksia.
Huomautus: LimeSurvey muodostaa SMTP-yhteyden LimeSurvey-asennuksesi IP-osoitteesta. Saat selville, mikä osoite on, tekemällä ping-komennon LimeSurvey-asennuksen URL-osoitteeseen. Jos SMTP-palvelimesi on lukittu, sinun on lisättävä tämä IP-osoite poikkeukseksi SMTP-asetuksiin tai palomuuriin.
LimeSurvey Cloudin sähköpostipalvelimen käyttö
Jos käytät LimeSurvey Cloudin sähköpostipalvelinta, kaikkien sähköpostiesi lähettäjän osoite on "noreply@limesurvey.org". Näissä viesteissä on kuitenkin Reply-to-otsikko, jossa on sähköpostiosoitteesi. Jos joku yrittää vastata viestiin, vastaus menee suoraan sinulle.
Palautuneet viestit käsitellään automaattisesti, jos käytät LimeSurvey Cloud -palvelinta. Sinun ei tarvitse määrittää mitään, eikä sinun tarvitse käynnistää ponnahdusprosessointia lainkaan. Jätä oletusasetukset koskemattomiksi. Kaikki tapahtuu taustalla automaattisesti. Huomaa, että palautuneen sähköpostin käsittelyyn ja siihen liittyvän merkinnän merkitsemiseen voi kulua 10–15 minuuttia.
Älä käytä LimeSurvey Cloudia roskapostin lähettämiseen, muuten joudumme lukitsemaan tilisi. Varmista, että sinulla on niiden henkilöiden suostumus, joille haluat lähettää kutsuja.
Ponnahdusprosessoinnin aloittaminen
Ennen ponnahdusprosessoinnin aloittamista muista lähettää ensin sähköpostikutsut kyselyn osallistujille.
Versiossa 3.0+ voit aloittaa ponnahdusprosessoinnin, kun sähköpostin palautumisen seurantajärjestelmä on otettu käyttöön, siirtymällä kyselyn etusivulle -> napsauta Osallistujat-välilehteä kyselyn valikosta -> napsauta Kutsut ja muistutukset (työkalupalkissa) -> Aloita ponnahdusprosessointi.
Kun olet valinnut tämän vaihtoehdon, prosessin aikana näytetään edistymisilmaisin, jonka jälkeen näytetään käsittelyn tilan yhteenveto.
Lähetettyjen sähköpostikutsujen tarkistus alkaa. Tarkistuksen tulokset näytetään osallistujataulukossa (sivu on ehkä päivitettävä manuaalisesti). Kaikkien niiden merkintöjen sähköpostiosoitteet, joiden kutsut palautuivat, merkitään punaisella fontilla. Lisäksi niiden Sähköpostin tila vaihtuu arvosta "OK" arvoon "bounced".
Ponnahdusprosessoinnin aloittaminen versiossa 2.5
Versiossa 2.50+ voit aloittaa ponnahdusprosessoinnin, kun ponnahdusprosessointijärjestelmä on otettu käyttöön. Kyselyn etusivulta: Kutsut ja muistutukset -> Aloita ponnahdusprosessointi.
Kun olet valinnut tämän vaihtoehdon, prosessin aikana näytetään edistymisilmaisin, jonka jälkeen näytetään käsittelyn tilan yhteenveto.
Lähetettyjen sähköpostikutsujen tarkistus alkaa. Tarkistuksen tulokset näytetään osallistujataulukossa (sivu on ehkä päivitettävä manuaalisesti). Kaikkien niiden merkintöjen sähköpostiosoitteet, joiden kutsut palautuivat, merkitään punaisella fontilla. Lisäksi niiden Sähköpostin tila vaihtuu arvosta "OK" arvoon "bounced".
Huomio : Jotkin v2.50+ -julkaisut eivät näytä tätä valikkovaihtoehtoa oikein. Ongelma korjattiin 14. heinäkuuta 2016 julkaistussa versiossa 160714.
Esimerkki
Ymmärrät LimeSurveyn sähköpostin palautumisen seurantajärjestelmän toiminnan paremmin seuraavan esimerkin avulla:
1. Lisää vastaajat osallistujataulukkoon. Varmista, että jokaisella heistä on määritetty avain (token) ja sähköpostiosoite.
2. Valitse vastaajat, joille haluat lähettää kyselykutsun:
Napsauta Valitut osallistuja(t)... -painiketta ja valitse Lähetä sähköpostikutsu -vaihtoehto.
3. Odota hetki varmistaaksesi, että sähköpostit on lähetetty kyselyn vastaajille.
4. Nyt voit käyttää LimeSurveyn sähköpostin palautumisen seurantajärjestelmää. Napsauta Kutsut ja muistutukset ja täytä palautusasetusten kentät henkilökohtaisen sähköpostitilisi yhteys- ja tilitiedoilla:
Voit myös jättää kentät tyhjiksi. Ponnahdusprosessointi toimii silti, mutta et saa ponnahdusprosessointiin liittyviä sähköposteja. Osallistujat-taulukon merkintöjen sähköpostin tila päivittyy kuitenkin.
Kuten alla näet, käytämme sähköpostin palautumisen seurantajärjestelmää ilmaisen Gmail-tilin avulla. Gmailin yhteysasetukset löydät tästä linkistä. Muista myös ottaa IMAP/POP käyttöön Gmail-tilisi asetuksista.
Gmail saattaa pitää LimeSurvey-tilisi yhteyttä turvattomana. Jotta LimeSurvey voi muodostaa yhteyden Gmail-tiliisi, sinun on sallittava vähemmän turvallisten sovellusten käyttää tiliäsi.
Täytä kentät. Valitse haluamasi palvelin- ja salausasetukset. Kun olet valmis, napsauta näytön oikeassa yläkulmassa olevaa Tallenna-painiketta.
5. Nyt voit napsauttaa Aloita ponnahdusprosessointi -painiketta:
Sähköpostin ponnahdusten seurantajärjestelmä alkaa etsiä kyselyn tunnusta (survey-id), osallistujan tunnusta (token-id) ja toimitusilmoitusta, jotka on liitetty jokaisen palautuneen sähköpostin otsikkoon. Jos nämä mukautetut otsikot löytyvät, järjestelmä muuttaa virheellisten sähköpostiosoitteiden fontin värin punaiseksi osallistujataulukossa. Lisäksi kyseisten merkintöjen sähköpostin tila vaihtuu arvosta OK arvoon bounced.
