Email skabeloner
From LimeSurvey Manual
Introduktion
E-mail-skabelonerne bruges til at sende personlige invitationer, påmindelser, bekræftelser og registrerings-e-mails til dine deltagere (fra tabellen med deltagere i undersøgelsen). Du kan også redigere de standard basale (eller detaljerede) administratormeddelelser, der sendes til undersøgelsesadministratorerne.
E-mail-skabeloner: Indstillinger > Survey-menu > E-mail-skabeloner
Hvis du har superadministratortilladelsen (du har adgang til de globale indstillinger for din LimeSurvey-installation), kan du ændre standard HTML-redigeringstilstand for alle dine LimeSurvey-brugere . For yderligere detaljer, fortsæt med at læse følgende wiki-undersektion.
Opmærksomhed : Hvis du vil bruge popup/inline HTML-editoren, så glem ikke at aktivere HTML-formatet for token-e-mails! Dette er placeret i menuen Indstillinger i din undersøgelse under fanen Deltagerindstillinger.
E-mail-skabelonpanel
Panelet med e-mailskabeloner:
I ovenstående skærmbillede bruges "HTML source" editor-tilstanden. For at ændre det, gå til dine personlige kontoindstillinger.
Fem typer e-mails kan sendes til brugere eller administratorer:
Invitation
Denne funktionalitet bruges til at sende e-mails i bulk til alle undersøgelsesdeltagere i undersøgelsesdeltagertabellen, som endnu ikke har modtaget en invitation til at gennemføre din undersøgelse.
Fra panelet med e-mailskabeloner kan du redigere den besked, der er sendt til deltagerne i undersøgelsen. For at kontrollere, hvilke e-mail-pladsholdere der kan bruges, skal du fortsætte med at læse følgende wiki-underafsnit. Du kan også bruge ExpressionScript til yderligere at tilpasse din e-mail-invitationsskabelon.
Påmindelse
Funktionen Påmindelse giver undersøgelsesadministratorer mulighed for at minde deltagerne fra undersøgelsens deltagertabell om at besvare undersøgelsen.
Du kan redigere standardformatet for påmindelsesmailen fra panelet E-mailskabeloner. For at bekræfte, hvilke e-mail-pladsholdere der kan bruges, skal du fortsætte med at læse følgende wiki-underafsnit. ExpressionScript kan hjælpe dig med at tilpasse teksten i denne e-mailskabelon.
Bemærk: En påmindelse vil kun blive sendt til de deltagere i undersøgelsesdeltagertabellen, hvor feltet "Udført" er vendt. af. Det betyder, at respondenten enten ikke har deltaget i eller gennemført undersøgelsen.Bekræftelse
Hvis der bruges tokens, og en deltager udfylder undersøgelsen, vil en bekræftelses-e-mail blive sendt til hans/hendes e-mailadresse. Du kan deaktivere denne funktionalitet fra panelet Deltagerindstillinger.
Klik på fanen Bekræftelse, hvis du vil redigere e-mailskabelonen. Tjek e-mail-pladsholdere for at se, hvilke der kan bruges i denne type e-mail. Du kan også bruge ExpressionScript til at tilpasse din e-mail.
Registrering
Hvis lukket adgangstilstand er aktiveret (der er en undersøgelsesdeltagertabel, hvilket betyder, at kun de deltagere, der har en tildelt post og en unik token-kode tilknyttet den, kan fuldføre respektive undersøgelse. Hvis du tillader deltagere at registrere sig offentligt til din undersøgelse, oprettes en ny post i din undersøgelsesdeltagertabel, når respondenten har indsendt sit navn og sin e-mailadresse. Et script, der kører i baggrunden vil automatisk sende den respektive respondent en registrerings-e-mail. Den indeholder URL'en med det token, der skal tilgås af den nyregistrerede bruger.
Klik på fanen registrering for at redigere formatet på denne e-mail. Glem ikke først at tage et kig på, hvilke e-mail-pladsholdere der kan bruges i tekstens brødtekst. ExpressionScript kan give yderligere tilpasning til den brødtekst, du ønsker at bruge.
Grundlæggende og detaljerede administratormeddelelser
For at få administratorbeskeder skal du klikke på fanen Dataadministration og indtaste en e-mailadresse i feltet "Send grundlæggende administratormeddelelser til" og en anden (eller den samme) i feltet " Send detaljeret admin-besked-e-mail til"-feltet.
Som standard er den eneste forskel mellem de to relateret til den ekstra pladsholder {ANSWERTABLE}, der er inkluderet i den detaljerede e-mailskabelon for administratorbeskeder. Dette giver brugeren, der modtager den slags e-mails, mulighed for også at tjekke de indsendte svar. De behøver ikke at få adgang til LimeSurvey-installationen.
Men ved at bruge ExpressionScript og e-mail-pladsholdere kan du tilpasse disse to e-mail-skabeloner.
E-mail-skabelonfelter
Hver e-mailskabelon indeholder:
- E-mailens emne: Titlen på den e-mail/batch af e-mails, du vil sende;
- E-mail-brødteksten: En tekstboks, der indeholder den tekstbesked, du vil sende til deltagerne. Det kan indeholde tekst, billeder og e-mail-pladsholdere. ExpressionScript kan også bruges til yderligere at tilpasse den besked, du ønsker at levere;
Bemærk: En anden fane vises over fanen med fanen e-mailskabeloner, hvis din undersøgelse bruger yderligere sprog. Hvis du klikker på en anden sprogfane end standardsprogfanen, vil e-mailskabelonerne indlæse de tilsvarende tekster på det respektive sprog. Få adgang til hver e-mailskabelon for at begynde at redigere dem. Glem ikke at klikke på knappen Gem i øverste højre del af skærmen for at gemme dine ændringer.
- E-mail-handlinger: To handlinger er tilgængelige:
- Nulstil denne skabelon: Når der er klikket, nulstilles HTML-koden. Ingen tekst slettes;
- Valider udtryk: Kontrollerer logikken i e-mailen - om pladsholderne er korrekt brugt eller ej. Vi anbefaler stærkt at bruge det, før du sender en batch af e-mails. På denne måde kan du se, om pladsholderne er korrekt defineret eller ej. I nedenstående eksempel er der en lille tastefejl - den er fremhævet med rødt.
E-mail pladsholdere
Attention : Bemærk venligst, at nogle e-mail-pladsholdere kun kan bruges inden for visse e-mail-skabeloner! Læs nedenfor for yderligere detaljer.
I standard-e-mail-skabelonerne bruges forskellige e-mail-pladsholdere enten i e-mailens brødtekst og/eller emne. Deres rolle er at forbinde den e-mail, du vil sende til hver deltager på din undersøgelsesdeltagerliste. Data fra deltagertabellen i undersøgelsen (f.eks. e-mail, fornavn, efternavn, token osv.) tages automatisk og lægges i forskellige unikke e-mails, før de sendes til hver deltager fra din deltagerliste i undersøgelsen.
Nedenfor er de e-mail-pladsholdere, der kan bruges i brødteksten i din invitation og påmindelse e-mail-skabeloner. Når du udsender e-mails, vil disse e-mail-pladsholdere blive erstattet i forhåndsvisningen af din invitations-/påmindelses-e-mail med data fra din undersøgelse og undersøgelsesdeltagertabel.
| {ADMINEMAIL} | Email of the Survey admin |
| {ADMINNAME} | Name of Survey Admin |
| {SURVEYNAME} | Title of your survey |
| {SURVEYDESCRIPTION} | Description of your survey |
The following placeholders are allowed in invitation/reminder email templates (subject and/or body fields) and they will be replaced when sending out the emails:
| {EMAIL} | Email of the recipient |
| {FIRSTNAME} | First Name |
| {LASTNAME} | Last Name |
| {SURVEYURL} | The URL to start the survey - if you are sending HTML emails, a full URL will be displayed to the survey participant |
| @@SURVEYURL@@ | The URL to start the survey - this is the barebone link. Use this if you want to integrate the link in your custom HTML elements somewhere (available in v1.90 and later) |
| {OPTOUTURL} | The URL to deactivate sending of emails for the respective survey - a full link will be displayed in the HTML version of the email template |
| {OPTINURL} | If a user is blacklisted and wants to participate in the respective survey, they have to click the opt-in URL to receive survey invitations/reminders again. |
| {GLOBALOPTOUTURL} | The URL for a respondent to opt-out of central participant list for this site - a full link will be displayed in the HTML version of the email template |
| {TOKEN} | The token to access the survey |
| {USESLEFT} | The number of uses left for the token |
| {VALIDFROM} | The date the token is valid from |
| {VALIDUNTIL} | The date the token is valid until |
| {EMAILSTATUS} | Used for skipping emails on email sending. Default email status is "OK". |
| {LANGUAGE} | Used to define the language to be used for emails and survey URL when using multilingual surveys |
| {SENT} | Invitation send date in ISO8601 format with time (Y-m-d H:i:s in PHP) |
| {REMINDERSENT } | Reminder send date in ISO8601 format with time (Y-m-d H:i:s in PHP) |
| {REMINDERCOUNT} | Number of reminders already sent |
| {COMPLETED } | Survey completion date |
| {TID} | Internal ID at token table |
| {ATTRIBUTE_1} | Attribute 1 |
| {ATTRIBUTE_2} | Attribute 2 (...and so on for more attribute fields) |
If your survey is not anonymous, the email placeholders can be used in order to add specific entry/participant data into the Survey text elements panel (e.g., survey description, welcome message, end message).
| {TOKEN:EMAIL} | Displays the email of the participant from the survey participants table |
| {TOKEN:FIRSTNAME} | Displays the first name of the participant from the survey participants table |
| {TOKEN:LASTNAME} | Displays the last name of the participant from the survey participants table |
| {TOKEN} | Displays the token code of the participant from the survey participants table |
| {TOKEN:ATTRIBUTE_1} | Displays "Attribute 1" of the participant from the survey participants table |
| {TOKEN:ATTRIBUTE_2} | Displays "Attribute 2" of the participant from the survey participants table (and so on for more attribute fields) |
To find out more about attributes, read the following wiki section.These email placeholders can also be used in the confirmation and admin notification email templates.
Certain placeholders can be used only within the the admin notification templates. Please note that one email per response will be sent to the email address of the administrator!
Some of the placeholders that can be used only in the admin notification panels are mentioned below:
| {VIEWRESPONSEURL} | Displays an URL that redirects you to the respondent's submitted answer |
| {EDITRESPONSEURL} | Displays an URL that redirects you to a LimeSurvey page from where you can edit the responses submitted by the respective survey participant |
| {STATISTICSURL} | Click this URL to access the statistics of the survey |
| {ANSWERTABLE} | If you want to display the submitted answers of the participant in the admin notification email, use this email placeholder. This way, you no longer need to access your LimeSurvey installation in order to check the submitted answers of the respective respondent (as the {VIEWRESPONSEURL} placeholder does). |
Hints:
- If your survey is using anonymized responses, then token-related placeholders will not work in the notification email template.
- You can use ExpressionScript to use expressions for tailoring an email (New in 1.92 ). Please have a look at the ExpressionScript how-tos for an example.
- Also have a look at the examples on using Information from survey participants table.
Participant Opt-out
When you use the {OPTOUTURL} tag in your invitation/reminder email, your participants can opt out of this particular survey by clicking the related URL in the email - so you don't send them reminder emails. A participant that opts out of your survey will have the email status 'OptOut' set in the survey participants list.
Barebone URL
URL placeholders have their corresponding Barebone URL. E.g., @@SURVEYURL@@: you can use @@OPTOUTURL@@, @@OPTINURL@@ …
Using Replacement Function
Some specific keywords can be used within your email templates. For example, certain keywords can be used to replaces the token URL address.
The below example uses a plain link to the survey instead of a long url:
1) First, access the email templates panel and choose Invitation.
2) Write the text you want to appear as a link to start the survey.
3) Then select that text.
4) Add the placeholder for the plain link @@SURVEYURL@@ and choose other from the protocol-select-box.
Now, when you send out your invitation emails, the link to start the survey will be shorter.
Email Attachments
File Actions
When clicking Add file the following window will be displayed asking you to choose the document from the files folder that you want to send via email:
Attachments can be added at the bottom of the email template editing interface. Please note that email attachments are uploaded on a per survey basis.
You can also upload, on the spot, a file from the desktop to your LimeSurvey installation by clicking the upload button and then selecting the file you want to attach to the respective email template.
Once selected, double click it and the file will be immediately displayed in the Files table, below the Add File button:
To have it permanently attached to the respective email template, do not forget to click the Save button located in the upper-right part of the window.
To determine if an attachment should be sent on an individual basis, it is possible to add a relevance equation to each attachment.
All functions supported by the ExpressionScript can be used, as well as token attributes if the survey uses tokens.
With notification or confirmation templates, it is also possible to use question codes used in the survey.
If you want to delete a file, click the red trash button located under the Action column and save the changes.
Attention :
- When a file can not be found on the file system, the email will be sent without an attachment.
- Exporting/importing a survey does not export/import the attached uploaded files. However, the settings for attachments will be maintained, as well as the relevance equations.
Image Attachment
You can attach an image/images if you send HTML emails. To do this, you need to update the URL source of the image by settings its path to your public directory of your LimeSurvey instance.
The source must be relative to your public directory on the server. If you LimeSurvey instance is installed in a subdirectory, the image will not be shown in your HTML editor.