Șabloane de e-mail
From LimeSurvey Manual
Introducere
Șabloanele de e-mail sunt folosite pentru a trimite invitații personalizate, mementouri, confirmări și e-mailuri de înregistrare către participanții dvs. (din tabelul participanților la sondaj). De asemenea, puteți edita notificările standard de bază (sau detaliate) ale administratorului care sunt trimise administratorilor sondajului.
Șabloane de e-mail: Setări > Meniu Sondaj > Șabloane de e-mail
Dacă aveți permisiunea de superadministrator (aveți acces la setările globale ale instalării dvs. LimeSurvey), puteți schimba modul implicit al editorului HTML pentru toți utilizatorii dvs. LimeSurvey . Pentru mai multe detalii, continuați să citiți următoarea subsecțiune wiki.
Atenție : Dacă doriți să utilizați editorul HTML pop-up/inline, nu uitați să activați „formatul HTML pentru e-mailurile cu simboluri'! Acesta se află în „meniul Setări” al sondajului dvs., sub fila Setări pentru participanți.
Panou de șabloane de e-mail
Panoul de șabloane de e-mail:
În captura de ecran de mai sus este utilizat modul editor „Sursă HTML”. Pentru a-l schimba, accesați setările contului personal.
Cinci tipuri de e-mailuri pot fi trimise utilizatorilor sau administratorilor:
Invitație
Această funcționalitate este utilizată pentru a trimite e-mailuri în bloc tuturor participanților la sondaj din tabelul participanților la sondaj care nu au primit încă o invitație pentru a vă completa sondajul.
Din panoul de șabloane de e-mail, puteți edita mesajul trimis participanților la sondaj. Pentru a verifica ce substituenți de e-mail pot fi utilizați, continuați să citiți următoarea subsecțiune wiki. De asemenea, puteți utiliza ExpressionScript pentru a personaliza și mai mult șablonul de e-mail de invitație.
Memento
Funcționalitatea „Memento” oferă administratorilor sondajului o modalitate de a reaminti participanților din tabelul participanților la sondaj să răspundă la sondaj.
Puteți edita formatul implicit al e-mailului de memento din „panoul Șabloane de e-mail”. Pentru a verifica ce substituenți de e-mail pot fi utilizați, continuați să citiți următoarea subsecțiune wiki. ExpressionScript vă poate ajuta să personalizați corpul textului acestui șablon de e-mail.
Notă: Un memento va fi trimis numai acelor participanți din tabelul participanților la sondaj unde este întors câmpul „Finalizat" oprit. Aceasta înseamnă că respondentul fie nu a susținut, fie nu a completat sondajul.Confirmare
Dacă sunt folosite jetoane și un participant completează sondajul, un e-mail de confirmare va fi trimis la adresa sa de e-mail. Puteți dezactiva această funcționalitate din panoul Setări participant.
Faceți clic pe fila „Confirmare' dacă doriți să editați șablonul de e-mail. Verificați substituenți de e-mail pentru a vedea care dintre ele pot fi folosite în acest tip de e-mail. De asemenea, puteți utiliza ExpressionScript pentru a vă personaliza e-mailul.
Înregistrare
Dacă „modul de acces închis” este activat (există un tabel de participanți la sondaj, ceea ce înseamnă că numai acei participanți care au o intrare alocată și un cod de simbol unic asociat acesteia pot completa sondajul respectiv. Dacă permiteți participanților să se înregistreze public la sondajul dvs., o nouă intrare în tabelul participanților la sondaj va fi creată după ce respondentul și-a trimis numele și adresa de e-mail. Un script care rulează în fundalul va trimite automat respondentului respectiv un e-mail de înregistrare. Acesta conține URL-ul cu token-ul care trebuie accesat de către utilizatorul nou înregistrat.
Faceți clic pe fila „Înregistrare” pentru a edita formatul acestui e-mail. Nu uitați să aruncați o privire mai întâi la care substituenți pentru e-mail pot fi utilizați în corpul textului. ExpressionScript poate oferi personalizare suplimentară textului pe care doriți să îl utilizați.
Notificări de bază și detaliate ale administratorului
Pentru a primi notificări de la administrator, faceți clic pe fila Gestionarea datelor și introduceți o adresă de e-mail în câmpul „Trimiteți e-mailul de notificare de bază către administrator la" și încă una (sau aceeași) în câmpul " Câmpul „Trimiteți e-mail de notificare detaliată la administrator la””.
În mod implicit, singura diferență dintre cele două este legată de substituentul suplimentar {ANSWERTABLE} care este inclus în șablonul detaliat de e-mail de notificare a administratorului. Acest lucru permite utilizatorului care primește acest tip de e-mailuri să verifice și răspunsurile trimise. Nu trebuie să acceseze instalația LimeSurvey.
Cu toate acestea, utilizând ExpressionScript și substituenți de e-mail puteți personaliza aceste două șabloane de e-mail.
Câmpuri șabloane de e-mail
Fiecare șablon de e-mail conține:
- Subiectul e-mailului: Titlul e-mailului/setului de e-mailuri pe care doriți să-l trimiteți;
- Corpul e-mailului: O casetă de text care conține mesajul text pe care doriți să-l trimiteți participanților. Poate conține text, imagini și substituenți de e-mail. ExpressionScript poate fi folosit și pentru a personaliza în continuare mesajul pe care doriți să-l transmiteți;
Notă: O altă filă este afișată deasupra filei cu fila șabloane de e-mail dacă sondajul dvs. folosește limbi suplimentare. Dacă faceți clic pe orice filă de limbă, alta decât fila de limbă implicită, șabloanele de e-mail vor încărca textele corespunzătoare în limba respectivă. Accesați fiecare șablon de e-mail pentru a începe să le editați. Nu uitați să faceți clic pe butonul „Salvare” situat în partea din dreapta sus a ecranului pentru a salva modificările.
- Acțiuni prin e-mail: Sunt disponibile două acțiuni:
- Resetați acest șablon: Odată făcut clic, codul HTML este resetat. Niciun text nu este șters;
- Validați expresiile: Verifică logica e-mailului - dacă substituenții sunt folosiți corect sau nu. Vă recomandăm cu căldură să îl utilizați înainte de a trimite un lot de e-mailuri. În acest fel puteți vedea dacă substituenții sunt definiți corect sau nu. În exemplul de mai jos, există o mică greșeală de scriere - este subliniată cu roșu.
E-mail substituenți
Atenție : Rețineți că unii substituenți de e-mail pot fi utilizați numai în anumite șabloane de e-mail! Citiți mai jos pentru mai multe detalii.
În șabloanele implicite de e-mail, sunt utilizați diferiți substituenți de e-mail fie în corpul și/sau în subiectul e-mailului. Rolul lor este de a conecta e-mailul pe care doriți să-l trimiteți fiecărui participant din lista de participanți la sondaj. Datele din tabelul participanților la sondaj (de exemplu, e-mail, prenume, nume, simbol etc.) sunt preluate automat și introduse în diferite e-mailuri unice înainte de a fi trimise fiecărui participant din lista de participanți la sondaj.
Below are the email placeholders that can be used within the body message of your invitation and reminder email templates. When sending out the emails, these email placeholders will be replaced in the preview of your invitation/reminder email with data from your survey and survey participants table.
| {ADMINEMAIL} | Email of the Survey admin |
| {ADMINNAME} | Name of Survey Admin |
| {SURVEYNAME} | Title of your survey |
| {SURVEYDESCRIPTION} | Description of your survey |
The following placeholders are allowed in invitation/reminder email templates (subject and/or body fields) and they will be replaced when sending out the emails:
| {EMAIL} | Email of the recipient |
| {FIRSTNAME} | First Name |
| {LASTNAME} | Last Name |
| {SURVEYURL} | The URL to start the survey - if you are sending HTML emails, a full URL will be displayed to the survey participant |
| @@SURVEYURL@@ | The URL to start the survey - this is the barebone link. Use this if you want to integrate the link in your custom HTML elements somewhere (available in v1.90 and later) |
| {OPTOUTURL} | The URL to deactivate sending of emails for the respective survey - a full link will be displayed in the HTML version of the email template |
| {OPTINURL} | If a user is blacklisted and wants to participate in the respective survey, they have to click the opt-in URL to receive survey invitations/reminders again. |
| {GLOBALOPTOUTURL} | The URL for a respondent to opt-out of central participant list for this site - a full link will be displayed in the HTML version of the email template |
| {TOKEN} | The token to access the survey |
| {USESLEFT} | The number of uses left for the token |
| {VALIDFROM} | The date the token is valid from |
| {VALIDUNTIL} | The date the token is valid until |
| {EMAILSTATUS} | Used for skipping emails on email sending. Default email status is "OK". |
| {LANGUAGE} | Used to define the language to be used for emails and survey URL when using multilingual surveys |
| {SENT} | Invitation send date in ISO8601 format with time (Y-m-d H:i:s in PHP) |
| {REMINDERSENT } | Reminder send date in ISO8601 format with time (Y-m-d H:i:s in PHP) |
| {REMINDERCOUNT} | Number of reminders already sent |
| {COMPLETED } | Survey completion date |
| {TID} | Internal ID at token table |
| {ATTRIBUTE_1} | Attribute 1 |
| {ATTRIBUTE_2} | Attribute 2 (...and so on for more attribute fields) |
If your survey is not anonymous, the email placeholders can be used in order to add specific entry/participant data into the Survey text elements panel (e.g., survey description, welcome message, end message).
| {TOKEN:EMAIL} | Displays the email of the participant from the survey participants table |
| {TOKEN:FIRSTNAME} | Displays the first name of the participant from the survey participants table |
| {TOKEN:LASTNAME} | Displays the last name of the participant from the survey participants table |
| {TOKEN} | Displays the token code of the participant from the survey participants table |
| {TOKEN:ATTRIBUTE_1} | Displays "Attribute 1" of the participant from the survey participants table |
| {TOKEN:ATTRIBUTE_2} | Displays "Attribute 2" of the participant from the survey participants table (and so on for more attribute fields) |
To find out more about attributes, read the following wiki section.These email placeholders can also be used in the confirmation and admin notification email templates.
Certain placeholders can be used only within the the admin notification templates. Please note that one email per response will be sent to the email address of the administrator!
Some of the placeholders that can be used only in the admin notification panels are mentioned below:
| {VIEWRESPONSEURL} | Displays an URL that redirects you to the respondent's submitted answer |
| {EDITRESPONSEURL} | Displays an URL that redirects you to a LimeSurvey page from where you can edit the responses submitted by the respective survey participant |
| {STATISTICSURL} | Click this URL to access the statistics of the survey |
| {ANSWERTABLE} | If you want to display the submitted answers of the participant in the admin notification email, use this email placeholder. This way, you no longer need to access your LimeSurvey installation in order to check the submitted answers of the respective respondent (as the {VIEWRESPONSEURL} placeholder does). |
Hints:
- If your survey is using anonymized responses, then token-related placeholders will not work in the notification email template.
- You can use ExpressionScript to use expressions for tailoring an email (New in 1.92 ). Please have a look at the ExpressionScript how-tos for an example.
- Also have a look at the examples on using Information from survey participants table.
Participant Opt-out
When you use the {OPTOUTURL} tag in your invitation/reminder email, your participants can opt out of this particular survey by clicking the related URL in the email - so you don't send them reminder emails. A participant that opts out of your survey will have the email status 'OptOut' set in the survey participants list.
Barebone URL
URL placeholders have their corresponding Barebone URL. E.g., @@SURVEYURL@@: you can use @@OPTOUTURL@@, @@OPTINURL@@ …
Using Replacement Function
Some specific keywords can be used within your email templates. For example, certain keywords can be used to replaces the token URL address.
The below example uses a plain link to the survey instead of a long url:
1) First, access the email templates panel and choose Invitation.
2) Write the text you want to appear as a link to start the survey.
3) Then select that text.
4) Add the placeholder for the plain link @@SURVEYURL@@ and choose other from the protocol-select-box.
Now, when you send out your invitation emails, the link to start the survey will be shorter.
Email Attachments
File Actions
When clicking Add file the following window will be displayed asking you to choose the document from the files folder that you want to send via email:
Attachments can be added at the bottom of the email template editing interface. Please note that email attachments are uploaded on a per survey basis.
You can also upload, on the spot, a file from the desktop to your LimeSurvey installation by clicking the upload button and then selecting the file you want to attach to the respective email template.
Once selected, double click it and the file will be immediately displayed in the Files table, below the Add File button:
To have it permanently attached to the respective email template, do not forget to click the Save button located in the upper-right part of the window.
To determine if an attachment should be sent on an individual basis, it is possible to add a relevance equation to each attachment.
All functions supported by the ExpressionScript can be used, as well as token attributes if the survey uses tokens.
With notification or confirmation templates, it is also possible to use question codes used in the survey.
If you want to delete a file, click the red trash button located under the Action column and save the changes.
Attention :
- When a file can not be found on the file system, the email will be sent without an attachment.
- Exporting/importing a survey does not export/import the attached uploaded files. However, the settings for attachments will be maintained, as well as the relevance equations.
Image Attachment
You can attach an image/images if you send HTML emails. To do this, you need to update the URL source of the image by settings its path to your public directory of your LimeSurvey instance.
The source must be relative to your public directory on the server. If you LimeSurvey instance is installed in a subdirectory, the image will not be shown in your HTML editor.