Modelli di posta elettronica
From LimeSurvey Manual
Introduzione
I modelli di e-mail vengono utilizzati per inviare inviti personalizzati, promemoria, conferme ed e-mail di registrazione ai partecipanti (dalla tabella dei partecipanti al sondaggio). Puoi anche modificare le notifiche amministrative standard di base (o dettagliate) che vengono inviate agli amministratori del sondaggio.
Modelli di email: Impostazioni > Menu Sondaggio > Modelli di email
Se disponi dell'autorizzazione di superamministratore (hai accesso alle impostazioni globali della tua installazione di LimeSurvey), puoi modificare la modalità dell'editor HTML predefinito per tutti i tuoi utenti di LimeSurvey . Per ulteriori dettagli, continua a leggere la seguente sottosezione wiki.
Attenzione : Se desideri utilizzare l'editor HTML popup/inline, non dimenticare di abilitare il formato HTML per le email token! Si trova nel menu Impostazioni del tuo sondaggio, nella scheda Participant settings.
Pannello modelli email
Il pannello dei modelli di email:
Nello screenshot qui sopra viene utilizzata la modalità editor "HTML source". Per modificarlo, vai alle tue impostazioni del tuo account personale.
È possibile inviare cinque tipi di email agli utenti o agli amministratori:
Invito
Questa funzionalità viene utilizzata per inviare e-mail in blocco a tutti i partecipanti al sondaggio nella tabella dei partecipanti al sondaggio che non hanno ancora ricevuto un invito a completare il sondaggio.
Dal pannello dei modelli di email, puoi modificare il messaggio inviato ai partecipanti al sondaggio. Per verificare quali segnaposti email possono essere utilizzati, continua a leggere la seguente sottosezione wiki. Puoi anche utilizzare ExpressionScript per personalizzare ulteriormente il modello di email di invito.
Promemoria
La funzionalità Promemoria fornisce agli amministratori del sondaggio un modo per ricordare ai partecipanti dalla tabella dei partecipanti al sondaggio di rispondere al sondaggio.
Puoi modificare il formato predefinito dell'e-mail di promemoria dal Pannello dei modelli di e-mail. Per verificare quali segnaposto email possono essere utilizzati, continua a leggere la seguente sottosezione wiki. L'ExpressionScript può aiutarti a personalizzare il corpo del testo di questo modello di email.
Nota: verrà inviato un promemoria solo ai partecipanti nella partecipanti al sondaggio in cui il campo "Completato" è attivato spento. Ciò significa che l'intervistato non ha partecipato o completato il sondaggio.Conferma
Se vengono utilizzati token e un partecipante compila il sondaggio, verrà inviata un'e-mail di conferma al suo indirizzo e-mail. Puoi disattivare questa funzionalità dal pannello Participant settings.
Fare clic sulla scheda Conferma se si desidera modificare il modello di email. Controlla i segnaposto email per vedere quali possono essere utilizzati in questo tipo di email. Puoi anche utilizzare ExpressionScript per personalizzare la tua email.
Registrazione
Se la modalità ad accesso chiuso è abilitata (c'è una partecipanti al sondaggio, il che significa che solo i partecipanti che hanno una voce allocata e un codice token univoco ad essa associato possono completare il rispettivo sondaggio. Se consenti ai partecipanti di registrarsi pubblicamente al tuo sondaggio, verrà creata una nuova voce nella tabella dei partecipanti al sondaggio una volta che il rispondente ha inviato il proprio nome e indirizzo e-mail. lo sfondo invierà automaticamente al rispettivo rispondente una e-mail di registrazione contenente l'URL con il token a cui deve accedere l'utente appena registrato.
Fare clic sulla scheda registrazione per modificare il formato di questa email. Non dimenticare di dare prima un'occhiata a quali segnaposto email possono essere utilizzati all'interno del corpo del testo. L'ExpressionScript può fornire un'ulteriore personalizzazione al corpo del testo che si desidera utilizzare.
Notifiche amministratore di base e dettagliate
Per ricevere le notifiche dell'amministratore, fai clic sulla scheda Gestione dei dati e digita un indirizzo email nel campo "Invia email di notifica dell'amministratore di base a" e un altro (o lo stesso) nel campo " Invia e-mail di notifica dettagliata dell'amministratore a".
Per impostazione predefinita, l'unica differenza tra i due è correlata al segnaposto aggiuntivo {ANSWERTABLE} incluso nel modello dettagliato di email di notifica dell'amministratore. Ciò consente all'utente che riceve questo tipo di e-mail di controllare anche le risposte inviate. Non devono accedere all'installazione di LimeSurvey.
Tuttavia, utilizzando ExpressionScript e segnaposto email è possibile personalizzare questi due modelli di email.
Campi modelli email
Ogni modello di email contiene:
- L'oggetto dell'email: Il titolo dell'email/batch di email che vuoi inviare;
- Il corpo dell'email: Una casella di testo che contiene il messaggio di testo che vuoi inviare ai partecipanti. Può contenere testo, immagini e segnaposto email. L'ExpressionScript può essere utilizzato anche per personalizzare ulteriormente il messaggio che si desidera recapitare;
Nota: viene visualizzata un'altra scheda sopra la scheda con la scheda dei modelli di email se la tua indagine utilizza lingue aggiuntive. Se fai clic su una scheda di una lingua diversa dalla scheda della lingua predefinita, i modelli di email caricheranno i testi corrispondenti nella rispettiva lingua. Accedi a ciascun modello di email per iniziare a modificarli. Non dimenticare di fare clic sul pulsante Salva situato nella parte in alto a destra dello schermo per salvare le modifiche.
- Azioni email: Sono disponibili due azioni:
- Ripristina questo modello: Una volta cliccato, il codice HTML viene ripristinato. Nessun testo viene eliminato;
- Convalida espressioni: Controlla la logica dell'e-mail - se i segnaposto sono utilizzati correttamente o meno. Consigliamo vivamente di utilizzarlo prima di inviare un gruppo di e-mail. In questo modo puoi vedere se i segnaposto sono definiti correttamente o meno. Nell'esempio seguente esiste un piccolo errore di battitura, evidenziato in rosso.
Segnaposto email
Attenzione : Tieni presente che alcuni segnaposto email possono essere utilizzati solo all'interno di determinati modelli di email! Leggi di seguito per ulteriori dettagli.
Nei modelli di email predefiniti, vengono utilizzati diversi segnaposto email nel corpo e/o nell'oggetto dell'email. Il loro ruolo è quello di collegare l'e-mail che desideri inviare a ciascun partecipante nel tuo elenco dei partecipanti al sondaggio. I dati della tabella dei partecipanti al sondaggio (ad es. e-mail, nome, cognome, token, ecc.) vengono automaticamente presi e inseriti in diverse e-mail univoche prima di essere inviati a ciascun partecipante dall'elenco dei partecipanti al sondaggio.
Di seguito sono riportati i segnaposto email che possono essere utilizzati nel corpo del messaggio dell'invito e del promemoria modelli email. Quando si inviano le e-mail, questi segnaposto e-mail verranno sostituiti nell'anteprima dell'e-mail di invito/promemoria con i dati del sondaggio e della tabella dei partecipanti al sondaggio.
| {ADMINEMAIL} | Email dell'amministratore del sondaggio |
| {ADMINNAME} | Nome dell'amministratore del sondaggio |
| {SURVEYNAME } | Titolo del tuo sondaggio |
| {SURVEYDESCRIPTION} | Descrizione del tuo sondaggio |
The following placeholders are allowed in invitation/reminder email templates (subject and/or body fields) and they will be replaced when sending out the emails:
| {EMAIL} | Email of the recipient |
| {FIRSTNAME} | First Name |
| {LASTNAME} | Last Name |
| {SURVEYURL} | The URL to start the survey - if you are sending HTML emails, a full URL will be displayed to the survey participant |
| @@SURVEYURL@@ | The URL to start the survey - this is the barebone link. Use this if you want to integrate the link in your custom HTML elements somewhere (available in v1.90 and later) |
| {OPTOUTURL} | The URL to deactivate sending of emails for the respective survey - a full link will be displayed in the HTML version of the email template |
| {OPTINURL} | If a user is blacklisted and wants to participate in the respective survey, they have to click the opt-in URL to receive survey invitations/reminders again. |
| {GLOBALOPTOUTURL} | The URL for a respondent to opt-out of central participant list for this site - a full link will be displayed in the HTML version of the email template |
| {TOKEN} | The token to access the survey |
| {USESLEFT} | The number of uses left for the token |
| {VALIDFROM} | The date the token is valid from |
| {VALIDUNTIL} | The date the token is valid until |
| {EMAILSTATUS} | Used for skipping emails on email sending. Default email status is "OK". |
| {LANGUAGE} | Used to define the language to be used for emails and survey URL when using multilingual surveys |
| {SENT} | Invitation send date in ISO8601 format with time (Y-m-d H:i:s in PHP) |
| {REMINDERSENT } | Reminder send date in ISO8601 format with time (Y-m-d H:i:s in PHP) |
| {REMINDERCOUNT} | Number of reminders already sent |
| {COMPLETED } | Survey completion date |
| {TID} | Internal ID at token table |
| {ATTRIBUTE_1} | Attribute 1 |
| {ATTRIBUTE_2} | Attribute 2 (...and so on for more attribute fields) |
If your survey is not anonymous, the email placeholders can be used in order to add specific entry/participant data into the Survey text elements panel (e.g., survey description, welcome message, end message).
| {TOKEN:EMAIL} | Displays the email of the participant from the survey participants table |
| {TOKEN:FIRSTNAME} | Displays the first name of the participant from the survey participants table |
| {TOKEN:LASTNAME} | Displays the last name of the participant from the survey participants table |
| {TOKEN} | Displays the token code of the participant from the survey participants table |
| {TOKEN:ATTRIBUTE_1} | Displays "Attribute 1" of the participant from the survey participants table |
| {TOKEN:ATTRIBUTE_2} | Displays "Attribute 2" of the participant from the survey participants table (and so on for more attribute fields) |
To find out more about attributes, read the following wiki section.These email placeholders can also be used in the confirmation and admin notification email templates.
Certain placeholders can be used only within the the admin notification templates. Please note that one email per response will be sent to the email address of the administrator!
Some of the placeholders that can be used only in the admin notification panels are mentioned below:
| {VIEWRESPONSEURL} | Displays an URL that redirects you to the respondent's submitted answer |
| {EDITRESPONSEURL} | Displays an URL that redirects you to a LimeSurvey page from where you can edit the responses submitted by the respective survey participant |
| {STATISTICSURL} | Click this URL to access the statistics of the survey |
| {ANSWERTABLE} | If you want to display the submitted answers of the participant in the admin notification email, use this email placeholder. This way, you no longer need to access your LimeSurvey installation in order to check the submitted answers of the respective respondent (as the {VIEWRESPONSEURL} placeholder does). |
Hints:
- If your survey is using anonymized responses, then token-related placeholders will not work in the notification email template.
- You can use ExpressionScript to use expressions for tailoring an email (New in 1.92 ). Please have a look at the ExpressionScript how-tos for an example.
- Also have a look at the examples on using Information from survey participants table.
Participant Opt-out
When you use the {OPTOUTURL} tag in your invitation/reminder email, your participants can opt out of this particular survey by clicking the related URL in the email - so you don't send them reminder emails. A participant that opts out of your survey will have the email status 'OptOut' set in the survey participants list.
Barebone URL
URL placeholders have their corresponding Barebone URL. E.g., @@SURVEYURL@@: you can use @@OPTOUTURL@@, @@OPTINURL@@ …
Using Replacement Function
Some specific keywords can be used within your email templates. For example, certain keywords can be used to replaces the token URL address.
The below example uses a plain link to the survey instead of a long url:
1) First, access the email templates panel and choose Invitation.
2) Write the text you want to appear as a link to start the survey.
3) Then select that text.
4) Add the placeholder for the plain link @@SURVEYURL@@ and choose other from the protocol-select-box.
Now, when you send out your invitation emails, the link to start the survey will be shorter.
Email Attachments
File Actions
When clicking Add file the following window will be displayed asking you to choose the document from the files folder that you want to send via email:
Attachments can be added at the bottom of the email template editing interface. Please note that email attachments are uploaded on a per survey basis.
You can also upload, on the spot, a file from the desktop to your LimeSurvey installation by clicking the upload button and then selecting the file you want to attach to the respective email template.
Once selected, double click it and the file will be immediately displayed in the Files table, below the Add File button:
To have it permanently attached to the respective email template, do not forget to click the Save button located in the upper-right part of the window.
To determine if an attachment should be sent on an individual basis, it is possible to add a relevance equation to each attachment.
All functions supported by the ExpressionScript can be used, as well as token attributes if the survey uses tokens.
With notification or confirmation templates, it is also possible to use question codes used in the survey.
If you want to delete a file, click the red trash button located under the Action column and save the changes.
Attention :
- When a file can not be found on the file system, the email will be sent without an attachment.
- Exporting/importing a survey does not export/import the attached uploaded files. However, the settings for attachments will be maintained, as well as the relevance equations.
Image Attachment
You can attach an image/images if you send HTML emails. To do this, you need to update the URL source of the image by settings its path to your public directory of your LimeSurvey instance.
The source must be relative to your public directory on the server. If you LimeSurvey instance is installed in a subdirectory, the image will not be shown in your HTML editor.